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Funktionen: Uhrzeiten auf Viertelstunden auf- und abrunden
Tabellen: Inhalt einer Zelle in einem Textfeld anzeigen
Listen: Geburtstagslisten ohne Berücksichtigung des Alters
Listen: Anzahl unterschiedlicher Zellinhalte ermitteln
Funktionen: Bedingtes Zählen mit zwei Kriterien
Datumsberechnung: Abfrage, ob ein Jahr ein Schaltjahr ist
Datumswert: Tage ohne Monat und Jahr
Hier finden Sie die neuesten Informationen und Kurztipps aus Ausgabe 2/12 (17.01.12)
Funktionen
Uhrzeiten auf Viertelstunden auf- und abrunden
Für viele Anwendungen ist es sinnvoll, Zeitangaben nach verschiedenen Vorgaben zu runden. Denken Sie beispielsweise an Arbeitszeiten, die auf volle Viertelstunden abgerundet werden sollen, oder an Nutzungszeiten, die immer auf eine volle halbe Stunde aufgerundet werden sollen.
Bei derartigen Aufgabenstellungen helfen Ihnen die integrierten Funktionen OBERGRENZE (aufrunden) und UNTERGRENZE (abrunden).
Beachten Sie, dass Ihnen beide Funktionen bis zur Excel-Version 2003 nur zur Verfügung stehen, wenn Sie das Add-In „Analyse-Funktionen“ installiert haben. Gegebenenfalls müssen Sie die Einrichtung noch über den Befehl „Extras – Add-Ins“ nachholen.
Bei der Arbeit mit Excel ab Version 2007 stehen Ihnen beide Funktionen automatisch zur Verfügung.
In einer Tabelle stehen in der Spalte A Uhrzeiten, die in der Spalte B auf volle Viertelstunden aufgerundet werden sollen. Dazu tragen Sie die folgende Formel in die Zelle B2 ein:
=OBERGRENZE(A2;"0:15")
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel zum Aufrunden auf volle Viertelstunden in der Beispieltabelle:
Wenn Sie die Uhrzeit in der Spalte A auf volle Viertelstunden abrunden möchten, verwenden Sie in Spalte C die folgende Formel:
=UNTERGRENZE(A2;"0:15")
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:
Natürlich können Sie beide Funktionen auch für das Runden in anderen Intervallen nutzen. Ersetzen Sie dazu den Ausdruck „0:15“ in den Formeln durch die entsprechenden Werte – zum Beispiel „0:30“ für halbe Stunden.
Die Beispieltabelle mit dieser Einstellung finden Sie hier in der Mappe TuM_2_12.xls in der Tabelle „Uhrzeit“.
Tabellen
Inhalt einer Zelle in einem Textfeld anzeigen
Mitunter kann es bei der Arbeit mit großen Tabellen hilfreich sein, Werte aus bestimmten Zellen an anderen Positionen auf dem Tabellenblatt verfügbar zu haben. Statt eines einfachen Zellbezugs können Sie dafür auch Textfelder verwenden.
Textfelder haben den Vorteil, dass sie unabhängig von Zeilen und Spalten formatiert werden können. Somit haben sie keinerlei Auswirkungen auf die Formatierung der Zellen an der Stelle, an der die Informationen angezeigt werden sollen.
Hinzu kommt, dass Ihnen die Druckoptionen die Möglichkeit geben, Textfelder beim Druck nicht auszugeben. Das ist von Vorteil, wenn Sie die Informationen nur bei der Arbeit am Bildschirm benötigen.
Für das Einrichten eines Textfelds, in dem dynamisch der Inhalt einer Zelle angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
Rufen Sie im Menü „Ansicht“ den Befehl „Symbolleisten“ auf. Im verzweigenden Menü aktivieren Sie die Option „Zeichnen“.
Auf der daraufhin erscheinenden „Zeichnen“-Symbolleiste aktivieren Sie mit einem Mausklick die in der folgenden Abbildung dargestellte Schaltfläche „Textfeld“:
Bei der Arbeit mit Excel ab Version 2007 finden Sie die Schaltfläche „Textfeld“ im Register „Einfügen“ im Bereich „Text“.
Nach dem Anklicken der Schaltfläche verwandelt sich der Mauszeiger in einen senkrechten Cursor. Damit ziehen Sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an der gewünschten Stelle ein Textfeld auf. Das sieht dann folgendermaßen aus:
Nun aktivieren Sie mit einem Mausklick die Bearbeitungszeile. Dort geben Sie ein Gleichheitszeichen und den Bezug auf die Zelle an, deren Inhalt im Textfeld erscheinen soll:
Diese Eingabe des Zellbezugs bestätigen Sie mit Enter. Anschließend erscheint der gewünschte Zellinhalt in Ihrem Textfeld.
Für die Formatierung des Textfelds führen Sie auf dem Rand des Textfelds einen Doppelklick mit der Maus aus. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
In den verschiedenen Registern stehen Ihnen zahlreiche Optionen für die Formatierung zur Verfügung.
Hier wählen Sie Schriftart, Rahmen, Muster und andere Optionen für das Textfeld aus und bestätigen sie mit „OK“.
Die Beispieltabelle mit dieser Einstellung finden Sie hier in der Mappe TuM_2_12.xls in der Tabelle „Textfeld“.
Listen
Geburtstagsliste ohne Berücksichtigung des Alters
In einer Liste werden Namen und die dazugehörigen Geburtsdaten von Mitarbeitern erfasst. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle:
Aus dieser Liste soll eine Geburtstagsliste erstellt werden. Die Geburtstage sind also so zu sortieren, dass sie ohne Berücksichtigung des Geburtsjahres aufsteigend ausgegeben werden.
Für diese Aufgabenstellung benötigen Sie eine Hilfsspalte, in der Sie eine Formel einsetzen, in der die Funktionen MONAT und TAG miteinander kombiniert werden.
In der gezeigten Tabelle verwenden Sie die Spalte C als Hilfsspalte. In die Zelle C2 tragen Sie die folgende Formel ein:
=MONAT(B2)+TAG(B2)/100
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:
Diese Formel kopieren Sie durch Ziehen mit der Maus in die darunterliegenden Zellen – im vorliegenden Beispiel bis in die Zeile 20.
Anschließend markieren Sie mit der Maus die gesamte Liste inklusive der Hilfsspalte. Dann rufen Sie im Menü „Daten“ den Befehl „Sortieren“ auf (Excel ab 2007: Register „Daten“, Bereich „Sortieren und Filtern“, Schaltfläche „Filtern“). Daraufhin wird die folgende Dialogbox eingeblendet:
In dieser Box wählen Sie über das Listfeld „Sortieren nach“ die Hilfsspalte C. Als Reihenfolge wählen Sie die Option „Aufsteigend“. Diese Einstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.
Ihre Liste wird daraufhin in der gewünschten Form sortiert. Die Geburtstage erscheinen – beginnend mit dem ersten Geburtstag im Jahr – unabhängig vom Geburtsjahr in der richtigen Reihenfolge.
Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt der Beispieltabelle nach dem Sortieren:
Die Daten in Spalte C sind als Dezimalstellen mit zwei Nachkommastellen formatiert, um die Reihenfolge der Sortierung zu verdeutlichen.
Die Beispieltabelle mit dieser Einstellung finden Sie hier in der Mappe TuM_2_12.xls in der Tabelle „Geburtstage“.
Listen
Anzahl unterschiedlicher Zellinhalte ermitteln
In einer Liste in einem Tabellenblatt werden Testergebnisse erfasst. In einer Zelle dieser Tabelle soll ermittelt werden, wie viele unterschiedliche Werte die Liste enthält.
Die folgende Abbildung zeigt die Beispieltabelle:
Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der die Funktionen SUMME, WENN und HÄUFIGKEIT miteinander kombiniert werden.
Wenn der zu untersuchende Bereich wie im obigen Beispiel den Zellbereich B2:E20 umfasst, sieht die Formel folgendermaßen aus:
=SUMME(WENN(HÄUFIGKEIT(B2:E20;B2:E20)>0;1))
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel:
Die Beispieltabelle mit dieser Einstellung finden Sie hier in der Mappe TuM_2_12.xls in der Tabelle „Anzahl“.
Funktionen
Bedingtes Zählen mit zwei Kriterien
Mit der Funktion ZÄHLENWENN können Sie sehr komfortabel die Elemente einer Liste zählen, die einem vorgegebenen Kriterium entsprechen.
Problematisch wird es, wenn Sie versuchen, dabei zwei Bedingungen mit der Funktion UND zu verknüpfen. Denken Sie beispielsweise an eine Liste, in der Sie alle Zellen zählen wollen, deren Inhalt größer als 20 und kleiner als 80 ist.
Bei der Verknüpfung dieser beiden Bedingungen werden Sie bemerken, dass die Berechnung grundsätzlich das Ergebnis 0 liefert.
Das liegt daran, dass die Funktion ZÄHLENWENN nur auf die Verwendung mit einer Bedingung ausgerichtet ist. Mit einem kleinen Trick können Sie die Funktion jedoch trotzdem für die beschriebene Aufgabe nutzen.
Für die Lösung der Aufgabe verwenden Sie zweimal die Funktion ZÄHLENWENN. Zuerst werden alle Werte gezählt, die größer als 20 sind. Von diesem Ergebnis wird dann die Anzahl der Werte subtrahiert, die größer oder gleich 80 sind.
Wenn die Liste mit den Werten im Bereich A1:A20 steht, sieht die Formel, die Sie in die Zelle eintragen, in der die Anzahl erscheinen soll, folgendermaßen aus:
=ZÄHLENWENN(A1:A20;">20")-ZÄHLENWENN(A1:A20;"">=80)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in einer Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle mit dieser Einstellung finden Sie hier in der Mappe TuM_2_12.xls in der Tabelle „Zählenwenn“.
Datumsberechnungen
Abfrage, ob ein Jahr ein Schaltjahr ist
Wenn Sie in einer Tabelle zu einem Datum oder einer Jahreszahl wissen möchten, ob das entsprechende Jahr ein Schaltjahr ist oder nicht, können Sie nicht auf eine vorgefertigte Funktion von Excel zurückgreifen.
Als Hintergrund hier die Systematik der Schaltjahre: Schaltjahre sind alle glatten Jahrhunderte, die ohne Rest durch 400 teilbar sind, und alle sonstigen Jahre, die ohne Rest durch vier teilbar sind.
Wenn die Jahreszahl, von der Sie ermitteln möchten, ob es sich um ein Schaltjahr handelt oder nicht, in Ihrer Tabelle in der Zelle A1 steht, verwenden Sie für die Überprüfung die folgende Formel:
=WENN(REST(A1;400)=0;"";WENN(REST(A1;100)=0;"kein"; WENN(REST(A1;4)=0;"";"kein")))&"Schaltjahr"
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:
Diese Formel hat den großen Vorteil, dass Sie sie für jedes beliebige Jahr verwenden können, ohne auf die Excel- Beschränkung auf Jahre ab 1900 achten zu müssen.
Die Beispieltabelle mit dieser Einstellung finden Sie hier in der Mappe TuM_2_12.xls in der Tabelle „Schaltjahr“.
Datumswerte
Tage ohne Monat und Jahr
sinnvoll sein, Datumswerte nur mit der laufenden Tagesnummer anzuzeigen. Der „17.02.2012“ würde dann beispielsweise nur noch als „17“ angezeigt. So behalten Sie in Listen den Überblick, in denen zwar Datumswerte stehen, aber auf die Darstellung von Monat und Jahr verzichtet werden kann.
Die Darstellung eines Datums als Tageszahl erreichen Sie am schnellsten mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Markieren Sie die Zelle, in der Datumswerte lediglich als Tagesnummer angezeigt werden sollen. Drücken Sie die Tastenkombination Strg 1. Damit rufen Sie in allen Excel-Versionen die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register „Zahlen“.
Auf der linken Seite wählen Sie mit einem Mausklick die Kategorie „Benutzerdefiniert“. In das Eingabefeld „Typ“ tragen Sie die folgende Formatierungsanweisung ein:
TT
Die folgende Abbildung zeigt, wie die Dialogbox anschließend aussieht:
Die Einstellungen für das benutzerdefinierte Zahlenformat bestätigen Sie mit „OK“. In Ihrer Tabelle erscheinen statt des Datums nur noch die dazugehörigen Tageszahlen.
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz des Formats in der Beispieltabelle:
Wie Sie in der Bearbeitungszeile erkennen, bleibt das Datum in der Zelle komplett erhalten. Das Zahlenformat wirkt sich also nur auf die Anzeige aus. Das müssen Sie beachten, wenn Sie sich in Formeln oder Funktionen auf die so formatierten Zellen beziehen.
Tipp: Für den Fall, dass Sie tatsächlich nur die Tageszahl benötigen, legen Sie eine Hilfsspalte an. In dieser ermitteln Sie mit der Funktion TAG die benötigten Zahlen. Die folgende Formel liefert zum Beispiel die Tageszahl eines Datums in Zelle A2:
=TAG(A2)
Die Beispieltabelle mit dieser Einstellung finden Sie hier in der Mappe TuM_2_12.xls in der Tabelle „Tage“.
Datenschutz
Microsoft geht in die Offensive
Microsoft hat sich die „Orientierungshilfe – Cloud Computing“ des Arbeitskreises Technik und Medien der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder zum Maßstab genommen und in konkrete Vertragsbestimmungen für Office 365 umgesetzt.
Damit unterstützt Microsoft Office- 365-Kunden dabei, ihrer rechtlichen Verpflichtung zum Datenschutz einfacher nachzukommen. Seit Mitte Dezember stehen den Office-365-Nutzern neue Vertragsdokumente zur Verfügung, die auch die EUStandardvertragsklauseln beinhalten. Diese Vertragsdokumente reflektieren damit auch die deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen.
Die Datenschutzdokumente finden Sie unter der folgenden Adresse:
Microsoft übernimmt damit eine Vorreiterrolle beim Thema „Datensicherheit“ und stellt sich seiner Verantwortung als Anbieter „Cloud“-basierter Lösungen.
Die komplette Presseerklärung zur Datenschutzoffensive von Microsoft finden Sie unter der folgenden Adresse:
http://www.microsoft.com/germany/presseservice/news/pressemitteilung.mspx?id=533455
Fahrtenbuch
Excel-Tabelle reicht dem Finanzamt nicht aus
Ein Fahrtenbuch, das aus einer Excel- Tabelle und handschriftlichen Anmerkungen besteht, ist nicht ordnungsgemäß. Darauf weist jetzt auch der Bundesfinanzhof in München hin.
Zur Begründung sagt das Gericht: Nachträgliche Veränderungen der Daten seien bei einer Excel-Tabelle technisch nicht ausgeschlossen.
Ein mithilfe einer Excel-Tabelle und zusätzlichen handschriftlichen Aufzeichnungen geführtes Fahrtenbuch genügt den Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches nicht, da eine nachträgliche Manipulation nicht ausgeschlossen werden kann.
Eine mit einem Computerprogramm erzeugte Datei genüge den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen seien oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden könnten.
Diesen Anforderungen kann Excel nicht gerecht werden. Wir raten deshalb erst einmal von einem Fahrtenbuch per Software ab, werden das Thema in einer der kommenden Ausgaben jedoch noch einmal aufgreifen.