zurück zur Übersicht

Doppelte Werte optisch hervorheben

 

Bei der Arbeit mit Listen ist es wichtig, doppelte Einträge zu vermeiden oder bereits vorhandene zu erkennen. Wir stellen Ihnen hier eine Methode vor, mit der Sie alle Einträge einer Liste, die mehr als einmal vorkommen, farbig markieren.

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus einer Liste mit doppelten Werten:

Markieren Sie in Ihrer Liste die erste Zelle – in der Beispieltabelle die Zelle A1. Bei der Arbeit mit Excel bis zur Version 2003 rufen Sie dann im Menü „Format“ den Befehl „Bedingte Formatierung“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie im Listfeld „Bedingung 1“ die Option „Formel ist“. In das Eingabefeld tragen Sie dann die folgende Formel ein:

=ZÄHLENWENN($A$1:$D$15;A1)>1

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox mit eingetragener Formel:

Beim Einsatz von Excel ab Version 2007 verwenden Sie den Befehl „Start – Formatvorlagen – Bedingte Formatierung – Neue Regel – Nur eindeutige oder doppelte Werte formatieren“. Im erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie die Einstellung „doppelte“.

In allen Excel-Versionen klicken Sie auf „Format“ oder „Formatieren“. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Muster“ oder „Ausfüllen“:

In dieser Dialogbox wählen Sie eine Farbe aus, mit der die Zellen mit doppelten Inhalten markiert werden sollen. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Damit gelangen Sie wieder in die Dialogbox „Bedingte Formatierung“. Diese schließen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

Markieren Sie anschließend die formatierte Zelle und klicken Sie auf die in der folgenden Abbildung dargestellte Schaltfläche „Format übertragen“:

Markieren Sie nun die restlichen Zellen Ihrer Tabelle. Daraufhin sind alle Zellen mit Inhalten, die mehrfach vorkommen, in der gewählten Farbe markiert.

Die folgende Abbildung zeigt die markierten Zellen, deren Inhalte mehrfach vorkommen, in der Beispieltabelle:

Die Beispieltabelle mit der oben vorgestellten Formatierung finden Sie hier TuM_6_11.xls in der Tabelle „Doppel“.

zurück zum Seitenanfang

Anzeige abhängig vom Wert der Zahl in der Zelle

In einer Tabelle sollen nur die Werte angezeigt werden, die über einem Grenzwert liegen. Hier erfahren Sie, wie Sie das mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat erledigen.

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus einer Beispieltabelle:

In dieser Tabelle sollen nur die Werte angezeigt werden, die größer oder gleich 300 sind.

Dazu markieren Sie alle Werte der Tabelle. Dann rufen Sie mit der Tastenkombination Strg 1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf.

In dieser Dialogbox aktivieren Sie auf der linken Seite die Kategorie „Benutzerdefiniert“. In das Eingabefeld „Typ“ tragen Sie dann die folgende Formatierungsanweisung ein:

[<300]"";Standard

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox „Zellen formatieren“ mit dem zuvor eingetragenen benutzerdefinierten Zahlenformat:

Die Definition des benutzerdefinierten Zahlenformats bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

In den formatierten Zellen werden nur noch die Werte angezeigt, die über dem Grenzwert liegen. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle:

Wichtig: Beachten Sie, dass es sich beim Ausblenden der Werte mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat lediglich um eine optische Maßnahme handelt. Die nicht sichtbaren Werte stehen noch in den Zellen und werden bei allen Berechnungen, die sich auf sie beziehen, berücksichtigt, als wären sie sichtbar.

Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Formatierung finden Sie hier TuM_6_11.xls in der Tabelle „Zellwert“.

zurück zum Seitenanfang

Formeln neben den Ergebnissen anzeigen

Wenn man Strukturen einer Tabelle nachvollziehen oder Fehler in Formeln suchen möchte, ist es sinnvoll, die Formeln im Tabellenblatt sichtbar zu machen.

Wir stellen Ihnen hier zwei Methoden vor, mit denen sich Formeln statt der Ergebnisse sowie Formeln und Ergebnisse gleichzeitig anzeigen lassen.

Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle mit Summenformeln in den Zellen B6:F6:

Für die Anzeige von Formeln anstelle der Berechnungsergebnisse rufen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Ansicht“:

In dieser Dialogbox aktivieren Sie im Bereich „Fensteroptionen“ die Option „Formeln“. Das bestätigen Sie mit „OK“.

In der Tabelle werden daraufhin statt der Berechnungsergebnisse die entsprechenden Formeln angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle:

Die gleichzeitige Anzeige von Formeln und Berechnungsergebnissen ist standardmäßig von Excel nicht vorgesehen. Mit dem folgenden Trick geht es aber doch:

Markieren Sie die Zelle, in der die Formel steht. Dann aktivieren Sie mit der Taste F2 die Bearbeitungszeile. In dieser markieren Sie mit der Maus die Formel, sodass sie dunkel hinterlegt ist.

Mit der Tastenkombination Strg C kopieren Sie die Formel in die Zwischenablage. Drücken Sie anschließend die Esc-Taste, um die Bearbeitungszeile zu schließen.

Dann aktivieren Sie die Zelle, in der die Formel angezeigt werden soll. Als Erstes geben Sie hier mit der Tastenkombination  das Hochkomma- Zeichen ein. Anschließend drücken Sie noch gleichzeitig die Tasten Strg und V.

Nach dem abschließenden Betätigen der -Taste sehen Sie in der Zelle die Formel als Text und nicht das Ergebnis.

Das Kopieren und Einfügen der Formel als Text müssen Sie für alle Zellen Ihrer Tabelle wiederholen, deren Formeln Sie neben den Ergebnissen anzeigen möchten.

Die folgende Abbildung zeigt die Beispieltabelle mit gleichzeitig sichtbaren Berechnungsergebnissen und Formeln:

Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Darstellung finden Sie hier TuM_6_11.xls in der Tabelle „Formeln“.

zurück zum Seitenanfang

Zahlen einer Zelle mit Trennzeichen versehen

In einer Excel-Tabelle sollen die Ziffern einer Zahl in einer Zelle einzeln durch ein Zeichen getrennt und in einer neuen Zelle ausgegeben werden.

Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle, in der die Ziffern der Zahlen in Spalte A mit Trennzeichen versehen in der Spalte B erscheinen sollen:

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der verschiedene Textfunktionen miteinander kombiniert werden.

Wenn die darzustellende Zahl in der Zelle A1 steht und das Trennzeichen ein senkrechter Strich sein soll, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=TEIL(TEXT(A1;WIEDERHOLEN("0|";LÄNGE(A1)));1;LÄNGE(A1)*2-1)

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:

Die Darstellung von Zahlen in der beschriebenen Form funktioniert bis zur Zahl 9.999.999.999.999.990, was in der Praxis wohl ausreichend sein sollte. Bei größeren Zahlen wird die Fehlermeldung #WERT! ausgegeben.

Wichtig: Die oben beschriebene Formel liefert als Ergebnis einen Text. Damit können Sie keine weiteren Berechnungen mehr durchführen. Sollte das erforderlich sein, greifen Sie auf die ursprünglichen Werte zurück.

Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Darstellung finden Sie hier TuM_6_11.xls in der Tabelle„Trennzeichen“.

zurück zum Seitenanfang

Formeln vor Veränderungen schützen

Grundsätzlich bietet Excel Ihnen die Möglichkeit, Formeln in einer Zelle mit einem Schutz zu versehen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Tabellenblatt mit einem Schutz versehen. Sonst ist der Zellschutz nicht wirksam. Hier lernen Sie eine weitere Methode für den Schutz Ihrer Formeln vor Veränderung kennen, die ohne Blattschutz auskommt.

Dazu geben Sie zuerst die zu schützende Formel ein. Dann markieren Sie die Zelle und rufen im Menü „Daten“ den Befehl „Gültigkeit“ auf.

Im Listfeld „Zulassen“ aktivieren Sie die Option „Benutzerdefiniert“. Anschließend geben Sie die folgende Formel in das Eingabefeld ein:

=ISTLEER(INDIREKT("ZS";0))

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox der Gültigkeitsprüfung mit diesen Einstellungen:

Nach der Eingabe der Formel wechseln Sie in der Dialogbox in das Register „Fehlermeldung“. Dort wählen Sie im Listfeld „Typ“ die Art der Meldung aus – im vorliegenden Beispiel empfiehlt sich die Option „Stopp“.

Anschließend tragen Sie in das Feld „Titel“ eine Überschrift für die Dialogbox ein, die erscheint, wenn jemand versucht, die Formel zu bearbeiten oder zu überschreiben. In das Feld „Fehlermeldung“ tragen Sie einen Text ein, der den Anwender darauf hinweist, dass seine Eingabe nicht möglich ist.

Die folgende Abbildung zeigt die erforderlichen Eingaben:

Ihre Eingaben bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die Formel ist damit vor Veränderungen oder Überschreibungen geschützt. Den Versuch einer Eingabe quittiert Excel mit der folgenden Meldung:

Wichtig: Die beschriebene Methode schützt Ihre Formelzellen lediglich gegen Überschreibung und Veränderung. Das Löschen ist weiterhin möglich.

Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Darstellung finden Sie hier TuM_6_11.xls in der Tabelle „Schutz“.

zurück zum Seitenanfang

Aktuelles Datum farbig markieren

In einer Tabelle, die wie ein Kalender aufgebaut ist, soll immer das aktuelle Tagesdatum hervorgehoben werden.

Dazu benötigen Sie weder aufwendige Formeln oder Funktionen noch komplizierte Makros. Es genügt eine bedingte Formatierung in Kombination mit der Funktion HEUTE. Dazu gehen Sie in Excel bis einschließlich Version 2003 folgendermaßen vor:

Markieren Sie die erste Zelle Ihrer Kalenderliste. Rufen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Bedingte Formatierung“ auf. In der erscheinenden Dialogbox öffnen Sie das linke Listfeld und aktivieren dort die Option „Formel ist“. In das Eingabefeld tragen Sie die folgende Formel ein:

=A2=HEUTE()

In dieser Dialogbox klicken Sie auf „Format“ und aktivieren in der erscheinenden Dialogbox das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Muster“:

In dieser Dialogbox wählen Sie die Farbe aus, mit der die Zelle mit dem aktuellen Datum hervorgehoben werden soll. Das bestätigen Sie mit „OK“. Damit kehren Sie in die Dialogbox der bedingten Formatierung zurück, die Sie ebenfalls mit „OK“ schließen.

In Ihrer Tabelle wird nun immer die Zelle markiert, die das aktuelle Tagesdatum enthält.

Beim Einsatz von Excel ab Version 2007 rufen Sie das Kommando „Start – Formatvorlagen – Bedingte Formatierung – Regeln zum Hervorheben von Zellen – Datum“ auf. Wählen Sie anschließend in der linken Auswahlliste den Eintrag „Heute“ und in der rechten Auswahlliste die Formatierung.

Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Darstellung finden Sie hier TuM_6_11.xls in der Tabelle „Datum“.

zurück zum Seitenanfang

Kein Support mehr von Microsoft

Nach mehr als zehn Jahren hat Microsoft den Support für Office XP eingestellt. Patches und Sicherheits-Updates für die Programme des Pakets wird es nicht mehr geben. Eingestellt werden nicht nur die regelmäßigen Aktualisierungen, sondern auch der kostenpflichtige Support. Damit bietet Microsoft keinerlei Unterstützung mehr beim Einsatz der XP-Programme.

Das ist nicht wirklich überraschend, sondern geschieht entsprechend dem normalen Lebenszyklus der Software. Microsoft bietet Anwendern fünf Jahre Mainstream Support und anschließend weitere fünf Jahre Extended Support.

Wir empfehlen allen, die noch Programme der Office-Version XP einsetzen, ein schnellstmögliches Update. Es muss ja nicht unbedingt Office 2010 sein, auch die Versionen 2003 und 2007 erfüllen durchaus noch ihren Zweck. Für alle, die auf Office 2010 umsteigen, bietet Microsoft spezielle Angebote und Unterstützung beim Umstieg.

zurück zum Seitenanfang

Sprachpakete für viele Länder

Mit den sogenannten Benutzeroberflächen- Sprachpaketen bietet Microsoft die Möglichkeit, die Office-Programme in vielen Sprachen zu nutzen.

Mit den Sprachpaketen für Office könnten Sie die Funktionen von Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word einer anderen Sprache verwenden. Nach der Installation eines Sprachpakets können Sie mithilfe der Office-Spracheinstellungen die Sprache wechseln, um eine übersetzte Benutzeroberfläche anzuzeigen.

Für nahezu alle verfügbaren Sprachen ist auch eine Rechtschreibprüfung verfügbar. Die Hilfemodule sind nicht Bestandteil der Sprachpakete, können aber separat für viele Sprachen heruntergeladen werden.

Weitere Informationen und die Download- Links für die verschiedenen Sprachen und Office-Versionen finden Sie unter der folgenden Adresse:

http://office.microsoft.com/de-de/downloads/benutzeroberflachen-sprachpaket-downloads-fur-office-HA001113350.aspx

zurück zum Seitenanfang

Argumentationshilfe

Wenn Sie als Chef Angestellte oder als Angestellter Ihren Chef von Office 2010 überzeugen möchten, finden Sie bei Microsoft gute Argumentationshilfen zum Herunterladen:

http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=730978c2-432e-4496-a40e-59bd6ab1a37d

zurück zum Seitenanfang