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Aktuelle Themen
Berechnungen: Stunden für Wochentage addieren
Anzeige: Mehrere Tabellen einer Mappe gleichzeitig darstellen
Listen: Inhalte zweier Spalten miteinander vergleichen
Berechnungen: Summe aller Zellen bis zu einem Datum berechnen
Listen: Inhalte nach Spalten sortieren
Hier finden Sie die neuesten Informationen und Kurztipps aus Ausgabe 4/11 (12.04.11)
Berechnungen
Stunden für Wochentage addieren
In einer Tabelle werden für einzelne Tage Arbeitszeiten erfasst. Das Datum und die jeweilige Arbeitszeit stehen in verschiedenen Spalten.
Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle:
Die Tabelle mit den eingetragenen Daten ohne Formeln finden Sie im Download-Bereich in der Mappe TuM_4_11.xls in der Tabelle „Wochentage1“.
In dieser Tabelle sollen die Arbeitszeiten für die einzelnen Wochentage addiert werden. Dazu benötigen Sie erst einmal eine Hilfsspalte, in der Sie die Wochentage zu den Datumswerten ermitteln.
In der Beispieltabelle wird zwischen der Datums- und der Arbeitszeitspalte eine Spalte für die Angabe der Wochentage eingefügt. In der Zelle B2 ermitteln Sie anschließend mit der folgenden Formel den Wochentag für das erste Datum:
=WOCHENTAG(A2;2)
Die Formel kopieren Sie dann in der Hilfsspalte ausreichend weit nach unten – in der Beispieltabelle bis zur Zeile 31.
Als Ergebnis liefert die Funktion WOCHENTAG nicht den Namen des Tages, sondern die Tageszahl. Die 1 steht für Montag, die 2 für Dienstag usw.
Die folgende Abbildung zeigt die Berechnung der Wochentage in der Beispieltabelle:
Für die Berechnung der Summen für die einzelnen Wochentage setzen Sie die Funktion SUMMEWENN ein. Mit dieser addieren Sie die Arbeitszeiten, bei denen in der Spalte B die entsprechende Ziffer für den Wochentag steht.
Mit der folgenden Formel addieren Sie alle Arbeitszeiten, die an einem Montag geleistet wurden:
=SUMMEWENN(B2:B31;1;C2:C31)
Die Formel zur Berechnung der Wochentagssummen liefert auf den ersten Blick ein Ergebnis, das nicht die gewünschte Summe sein kann, nämlich einen Dezimalwert. Dieser entspricht aber der Summe. Sie müssen den Zellen nur noch das richtige Uhrzeitformat zuweisen.
Dazu rufen Sie mit der Tastenkombination Strg1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf. In dieser aktivieren Sie links die Kategorie „Uhrzeit“. Als Typ wählen Sie „37:30:55“. Die folgende Abbildung zeigt diese Einstellungen:
Die folgende Abbildung zeigt die Addition der Arbeitszeiten für Montage in der Beispieltabelle:
Für die Addition der Arbeitszeiten an den anderen Wochentagen ersetzen Sie in der obigen Formel die 1 in der Mitte durch die entsprechenden Ziffern.
Die folgende Abbildung zeigt die Summen der Arbeitszeiten für alle Wochentage in der Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle mit den vorgestellten Formeln finden Sie hier in der Mappe TuM_4_11.xls in der Tabelle „Wochentage2“.
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Mehrere Tabellen einer Mappe gleichzeitig darstellen
Über das Register am unteren Fensterrand können Sie schnell und bequem zwischen den Tabellenblättern einer Arbeitsmappe wechseln. Manchmal wäre es aber schön, mehrere Tabellen einer Mappe gleichzeitig auf dem Bildschirm betrachten zu können.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Rufen Sie für jedes Tabellenblatt, das Sie anzeigen möchten, einmal den Befehl „Ansicht – Neues Fenster“ (Excel 2010/2007) bzw. „Fenster – Neues Fenster“ (Excel 2003 und 2002/XP) auf. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfenster beim Einsatz der Excel-Version 2003:
Wenn Sie auf die beschriebene Art und Weise ausreichend viele neue Fenster aufgerufen haben, wählen Sie die Befehle „Ansicht – Alle Anordnen“ (Excel 2010/2007) bzw. „Fenster – Anordnen“ (Excel 2003 und 2002/XP). Es erscheint die folgende Dialogbox:
In dieser Box entscheiden Sie sich für die gewünschte Form der Fenster- Anordnung. Dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Fenster der aktiven Arbeitsmappe“.
Diese Einstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Excel ordnet daraufhin die Fenster in der gewünschten Form an. Sie können in jedem Fenster eine andere Tabelle auswählen und wie gewohnt darin navigieren.
Die folgende Abbildung zeigt vier Tabellenblätter einer Arbeitsmappe gleichzeitig auf dem Bildschirm:
Listen
Inhalte zweier Spalten miteinander vergleichen
Bei der Arbeit mit Listen in Excel- Tabellen zeigt sich immer wieder die Notwendigkeit, Spalten darauf zu überprüfen, ob ihre Inhalte identisch sind.
In einer Beispieltabelle stehen in den Spalten A und B in den Zeilen 1 bis 10 Namenslisten. Diese sollen miteinander verglichen werden.
Wenn der Inhalt beider Listen absolut identisch ist, soll in einer Zelle der Text „identisch“ ausgegeben werden, andernfalls „nicht identisch“.
Zur Lösung dieser Aufgabe benötigen Sie eine Formel, die auf absolute Identität beider Listen – also unter Berücksichtigung von Groß- und Kleinschreibung – überprüft. Das erreichen Sie miteiner Formel, in der Sie die Funktionen WENN, UND und IDENTISCH kombinieren.
Im vorliegenden Beispiel geben Sie in die Zelle, in der die Information angezeigt werden soll, ob die Listen identisch sind oder nicht, die folgende Formel ein:
=WENN(UND(IDENTISCH(A1:A10; B1:B10));"";"nicht ")&"identisch"
Bei dieser Formel handelt es sich um eine Matrixformel, die einen Zellbereich durchsucht. Deshalb müssen Sie die Eingabe der Formel mit der Tastenkombination StrgPfeilhochEingabe bestätigen. Die Formel wird daraufhin automatisch in geschweifte Klammern gesetzt. Auch nach jeder Änderung der Formel müssen Sie diese Tastenkombination verwenden.
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel zum Vergleich von zwei Spalten an einem Beispiel:
Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Formel finden Sie hier in der Mappe TuM_4_11.xls in der Tabelle „Spaltenvergleich“.
Berechnungen
Summe aller Zellen bis zu einem Datum berechnen
In einer Liste werden in den Spalten A und B für jeden Tag Werte erfasst, die durchaus auch in die Zukunft reichen können. In einer Zelle soll die Summe aller Werte bis zu einem bestimmten Datum, zum Beispiel dem aktuellen Tag, errechnet werden.
Für die Addition der Werte bis zum aktuellen Tag verwenden Sie eine Formel, in der Sie die Tabellenfunktionen SUMMEWENN und HEUTE kombinieren.
In der Beispieltabelle liefert die folgende Formel die Summe aller Werte, die zu einem Datum gehören, das kleiner ist als der aktuelle Tag:
=SUMMEWENN(A:A;"<"&HEUTE(); B:B)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:
Für den Fall, dass der aktuelle Tag bei der Addition mit berücksichtigt werden soll, müssen Sie die Formel folgendermaßen anpassen:
=SUMMEWENN(A:A;"<"&HEUTE() +1;B:B)
Wichtig: Wenn Sie eine Tabelle mit dieser Formel speichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen, liefert die Formel die Summe bis zum Tag des Öffnens und nicht die Summe bis zum Tag der Erstellung.
Statt des aktuellen Datums können Sie bei der Addition auch ein beliebiges Datum einsetzen. Dieses können Sie direkt in die Formel eintragen.
Dazu kombinieren Sie die Funktion SUMMEWENN mit der Funktion DATWERT. Wenn Sie alle Werte bis zum 28.04.2011 ermitteln möchten, sieht die Formel folgendermaßen aus:
=SUMMEWENN(A:A;"<"& DATWERT("28.04.2011");B:B)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel:
Tipp: Ein wenig flexibler sind Sie, wenn Sie das Datum nicht in die Formel eintragen, sondern in eine Zelle, auf die Sie in der Formel einen Bezug eingeben.
Wenn das Datum in der Zelle E3 steht, sieht die Formel folgendermaßen aus:
=SUMMEWENN(A:A;"<"&E3;B:B)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle mit den hier vorgestellten Formeln finden Sie hier in der Mappe TuM_4_11.xls in der Tabelle „SummeDatum“.
Listen
Inhalte nach Spalten sortieren
In der täglichen Excel-Praxis ist das auf- oder absteigende Sortieren in Tabellen nach Zeilen eine sehr häufige Aufgabe.
Seltener ist es erforderlich, eine Tabelle nach Spalten zu sortieren. Dafür bietet Excel Ihnen zwar keine Schaltflächen in einer Symbolleiste, es ist aber mit den Menübefehlen genauso möglich. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Markieren Sie den zu sortierenden Bereich ohne die Zeilenüberschriften am linken Rand Ihrer Tabelle.
Rufen Sie in Excel 2003 und 2002/XP den Befehl „Daten – Sortieren“ auf.
Bei der Arbeit mit Excel 2007/2010 klicken Sie im Register „Daten“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf das Symbol „Sortieren“.
In der erscheinenden Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
In dieser Dialogbox aktivieren Sie die Option „Spalten sortieren“. Diese Einstellung bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.
Daraufhin wird wieder die Dialogbox „Sortieren“ eingeblendet. In den Listfeldern „Sortieren nach“ stehen Ihnen nun nicht mehr die Spalten, sondern die Zeilen der Tabelle zur Auswahl zur Verfügung.
Wählen Sie in den Listen die Zeile(n) aus, nach denen Ihre Tabelle spaltenweise sortiert werden soll. Dann legen Sie fest, ob die Spalten auf- oder absteigend sortiert werden sollen.
Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox nach den beschriebenen Einstellungen:
Ihre Sortiereinstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Excel sortiert Ihre Tabelle daraufhin in der gewünschten Form.
Listen
Mehrzeilige Datensätze in Spalten ausgeben
In einer Liste, die aus einer externen Anwendung in eine Excel-Arbeitsmappe übernommen wurde, stehen untereinander in einer Spalte immer drei Informationen: Name, Wohnort und eine ID.
Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus einer Beispieltabelle mit einem derartigen Aufbau:
Um den Namen des ersten Datensatzes zu isolieren, beginnen Sie in der Zelle C1 mit der folgenden Formel:
=INDIREKT("a"&(ZEILE()-1)*3+1)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:
Für den Wohnort des ersten Datensatzes tragen Sie die folgende Formel in die Zelle D1 ein:
=INDIREKT("a"&(ZEILE()-1)*3+2)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:
Für die ID des ersten Datensatzes geben Sie die folgende Formel in die Zelle E1 ein:
=INDIREKT("a"&(ZEILE()-1)*3+3)
Die nächste Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:
Damit haben Sie alle Informationen des ersten Datensatzes aus der Tabelle abgefragt. Markieren Sie nun die Zellen C1:E1 und kopieren Sie sie ausreichend weit nach unten.
Die folgende Abbildung zeigt die fertige Datentabelle mit der spaltenweisen Anordnung mit einer Zeile pro Datensatz:
In der Abbildung sehen Sie, dass die Zellen, für die keine Datensätze vorhanden sind, mit Nullen ausgefüllt werden. Wenn Sie möchten, können Sie das mit einer Wenn-Abfrage unterbinden.
Die Beispieltabelle mit den Formeln finden Sie hier in der Mappe TuM_4_11.xls in der Tabelle „ZeilenSpalten“.
Office 365
Die wichtigsten Informationen im Überblick
„Office 365“ wird von Microsoft immer weiter vorangetrieben und schon länger befindet sich das Produkt in der Beta-Phase. Wann die öffentliche Markteinführung sein wird, ließ sich bei Redaktionsschluss noch nicht genau sagen.
Da uns immer wieder Anfragen zu Office 365 erreichen, hier eine kleine Zusammenstellung der wichtigsten Informationen und Antworten auf die häufigsten Fragen.
Auch wenn viele Anwender und Berichterstatter Office 365 als Online- Version des kompletten Office-Pakets ansehen, ist dem nicht so. Office 365 ist zunächst einmal eine Ergänzung für das normale Office-Paket für die sogenannte „Cloud“.
Office 365 wird in mehreren Varianten für unterschiedliche Unternehmensgrößen angeboten werden. Die Varianten bieten Cloud-Installationen von „Exchange“ (Mail, Kalender, Kontakte usw.), SharePoint (gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten) sowie „Lync“ (IM, Audio- und Videokommunikation, Online- Konferenzen usw.). Diese Dienste können auch von kleinen Unternehmen ohne eigene lokale Server- Installationen genutzt werden.
Die bisherigen Web Apps von Office sind auch Teil von Office 365. Der Leistungsumfang ist allerdings für Office-365-Anwender nicht größer.
Die sinnvollste Nutzung von Office 365 ergibt sich in Kombination mit einer lokalen Office-Installation. Office 365 unterstützt die lokalen Versionen Office 2010, Office 2007 und Office 2010 für Mac.
Die Office-Lizenz kann wie bisher gekauft oder im Rahmen von Office 365 gemietet werden. Die Kosten für Office 365 hängen vom gewählten Paket ab, grundsätzlich fallen monatliche Kosten pro Anwender an.
Sobald Office 365 öffentlich verfügbar ist, werden wir hier unter besonderer Berücksichtigung der Nutzbarkeit in Kombination mit Excel ausführlich berichten.
Tagesaktuelle Informationen zu Office 365 direkt aus dem Hause Microsoft finden Sie hier:
http://www.facebook.com/office365
http://community.office365.com
