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Mehrere Kriterien zusammenfassen

Die bedingte Formatierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Darstellung von Zellen und Zellinhalten von verschiedensten Faktoren abhängig zu machen.

Seit der Version Excel 2007 können Sie bei der bedingten Formatierung bis zu 64 Regeln festlegen. Das reicht in den allermeisten Fällen aus. Bei den Vorgängerversionen sind die Grenzen bei maximal drei Regeln allerdings ganz schnell erreicht.

In diesem Fall hilft ein kleiner Trick: Fassen Sie mehrere Kriterien in einzelnen Regeln zusammen. Wie das geht, sehen Sie am folgenden Beispiel.

In einer Tabelle werden Tätigkeiten von Auszubildenden nach Tagen verwaltet, die durch Buchstaben bezeichnet sind. Insgesamt gibt es die folgenden Tätigkeiten:

WS Werkstatt

B Büro

A Außendienst

F Fertigung

RB Rufbereitschaft

FB Fortbildung

BS Berufsschule

U Urlaub

M Messe

SU Sonderurlaub

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle:

Wenn Sie für jede Tätigkeit eine eigene Regel für die Formatierung festlegen wollten, wären zehn Bedingungen erforderlich. Da dies mit Excel vor 2007 nicht möglich ist, werden die Bedingungen in drei Gruppen zusammengefasst:

1. WS, B, A, F (im Betrieb verfügbar)

2. RB, FB (bedingt verfügbar)

3. BS, U, M, SU (nicht verfügbar)

Für jede dieser drei Gruppen soll nun eine Regel für die bedingte Formatierung angelegt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie den Bereich mit den eingetragenen Tätigkeiten – in der Beispieltabelle die Zellen B2:G31. Anschließend rufen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Bedingte Formatierung“ auf.

In der daraufhin erscheinenden Dialogbox öffnen Sie das Listfeld unter „Bedingung 1“ und wählen die Option „Formel ist“. In das Eingabefeld tragen Sie dann die folgende Formel ein:

=ODER(B2="WS";B2="B";B2="A";B 2="F")

Die folgende Abbildung zeigt, wie das in der Dialogbox aussieht:

Für die Festlegung der anzuwendenden Formatierung bei Erfüllung der Bedingung klicken Sie auf die Schaltfläche „Format“. In der daraufhin erscheinenden Dialogbox wählen Sie – wie von der normalen Zellformatierung bekannt – die gewünschten Optionen.

Die Formatierungseinstellungen bestätigen Sie mit „OK“. Damit gelangen Sie wieder in die Dialogbox der bedingten Formatierung. Dort klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Wie bei der Definition der ersten Bedingung wählen Sie die Option „Formel ist“. In das Eingabefeld tragen Sie die folgende Formel ein:

=ODER(B2="RB";B2="FB")

Nach der Definition der Formatierungen klicken Sie noch einmal auf „Hinzufügen“ und definieren die dritte Bedingung mit der folgenden Formel:

=ODER(B2="BS";B2="U";B2="M";B 2="SU")

Nach der Auswahl der Formatierung für die dritte Bedingung sieht die Dialogbox folgendermaßen aus:

Nachdem Sie nun alle Bedingungen und die dazugehörigen Formatierungen definiert haben, bestätigen Sie das mit der Schaltfläche „OK“.

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle, in der die wie beschrieben gruppierten Tätigkeiten in der gewünschten Form formatiert sind:

Das Tabellenblatt „Bedingt“ mit den vorgestellten Formatierungen finden Sie in der Beispieltabelle TuM_6_10.xls

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Manuellen Zeilenumbruch mit Formeln erzeugen

Die Möglichkeit, mit der Tastenkombination AltEingabe einen manuellen Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle einzufügen, wird vielen Anwendern bekannt sein.

Weitgehend unbekannt ist hingegen das Einfügen eines manuellen Zeilenumbruchs in einer Zelle mittels einer Formel.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie den Inhalt dreier Zellen – zum Beispiel A1, A2, A3 – zeilenweise in einer anderen Zelle ausgeben möchten. Dazu tragen Sie in die Ergebniszelle die folgende Formel ein:

=A1&ZEICHEN(10)&A2&ZEICHEN( 10)&A3

Nach der Eingabe der Formel erscheint der Text noch nicht in der gewünschten Form in Ihrer Tabelle. Statt des Zeilenumbruchs wird ein kleines Rechteck ausgegeben.

Für die Korrektur dieses Darstellungsfehlers rufen Sie mit der Tastenkombination Strg1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf. In dieser aktivieren Sie das Register „Ausrichtung“.

In diesem Register aktivieren Sie unter „Textsteuerung“ die Option „Zeilenumbruch“. Die folgende Abbildung zeigt diese Einstellung in der Dialogbox „Zellen formatieren“:

Nach der Bestätigung mit „OK“ werden die Zellinhalte in der gewünschten Form ausgegeben. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:

Tipp: Sie können auf die beschriebene Art und Weise nicht nur Zellinhalte verbinden. Der manuelle Umbruch kann auch mit anderen Formeln und Funktionen kombiniert werden.

Die Beispieltabelle TuM_6_10.xls mit den vorgestellten Zeilenumbrüchenkönnen Sie hier abrufen, das Tabellenblatt heißt „Zeilenumbruch“.

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Leere Zellen in einem dynamischen Bereich zählen

In einer Tabelle werden in bis zu 100 Zeilen Daten von Teilnehmern an Seminaren verwaltet. Erfasst werden die E-Mail-Adresse, die Anrede, der Vorname und der Nachname.

Bei allen Informationen handelt es sich um freiwillige Angaben, was dazu führt, dass einige Zellen leer und die Spalten unterschiedlich lang sind.

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle, in der in den Spalten A, B, C und D einige Daten fehlen:

In der Liste soll in den einzelnen Spalten die Anzahl der leeren Zellen ermittelt werden. Da die Spalten unterschiedlich lang sein können, führt der alleinige Einsatz der Funktion ANZAHLLEEREZELLEN nicht zum gewünschten Ergebnis.

Dieses liefert eine Matrixformel, in der Sie zusätzlich die Funktionen BEREICH. VERSCHIEBEN und ZEILE verwenden. In der Beispieltabelle tragen Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der die Anzahl der leeren Zellen der Spalte A ausgegeben werden soll:

=ANZAHLLEEREZELLEN(BEREICH.VERSCHIEBEN(A2;0;0;MAX(($A $2:$D$100<>"")*ZEILE($A$2:$D$10 0))-ZEILE(A2)+1))

Da es sich um eine Matrixformel handelt, müssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination StrgShiftEingabe bestätigen.

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:

Für die anderen Spalten müssen Sie die Formel geringfügig anpassen. Ersetzen Sie den ersten Bezug auf die Zelle A2 durch Bezüge auf die Zellen B2, C2 bzw. D2.

Die Beispieltabelle TuM_6_10.xls mit den vorgestellten Berechnungen können Sie hier abrufen, das Tabellenblatt heißt „Zählen“.

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Fortlaufende Seitenzahl bei mehreren Blättern

Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die den Wunsch äußern, mehrere Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe mit fortlaufenden Seitenzahlen auszudrucken. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Seite einrichten“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Kopfzeile/Fußzeile“:

Über eines der Listfelder fügen Sie dann Seitenzahlen in die Kopf- oder Fußzeile ein. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

Damit Excel fortlaufende Seitenzahlen generiert, müssen Sie die Tabellenblätter vor dem Ausdruck gruppieren. Dazu markieren Sie das Blattregister des ersten Tabellenblatts, das Sie drucken möchten.

Dann drücken Sie die Taste Strg und klicken nacheinander alle Blattregister an, die ausgedruckt werden sollen. Nach dem letzten lassen Sie die Strg-Taste wieder los.

Achtung: Gruppieren Sie die Tabellenblätter erst unmittelbar vor dem Ausdruck. Alle Bearbeitungen, die Sie auf einem der gruppierten Blätter vornehmen, wirken sich auf alle Blätter der Gruppe aus. Das kann fatale Folgen haben.

Wenn die zu druckenden Tabellenblätter gruppiert sind, können Sie den Ausdruck starten.

Wichtig: Heben Sie die Gruppierung nach dem Ausdruck sofort wieder auf. Dazu klicken Sie ein Blattregister der Gruppe mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl „Gruppierung aufheben“.

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So legen Sie dynamische Bereichsnamen an

Der Einsatz von Bereichsnamen in Kalkulationen bietet eine Menge Vorteile – zum Beispiel eine Erhöhung der Übersichtlichkeit oder die Vermeidung von Eingabefehlern.

Schwieriger wird die Nutzung von Bereichsnamen, wenn Sie einen Zellbereich haben, der kontinuierlich erweitert wird. In diesem Fall müssten Sie den Namen nach jeder Änderung neu definieren bzw. anpassen.

Excel ist nicht in der Lage, den mit einem Namen definierten Bereich zu erweitern, wenn neue Daten hinzukommen – denken Sie beispielweise an eine Liste mit täglichen Messwerten, die täglich länger wird. Die folgende Abbildung zeigt eine solche Liste in einer Beispieltabelle:

Wenn Sie den Zellbereich dieser Liste mit einem Bereichsnamen versehen möchten, der immer alle darin enthaltenen Namen anspricht, müssen Sie statt eines statischen Bereichs einen dynamischen Bereich angeben.

Diesen geben Sie mit einer Formel an, die immer den Zellbereich ausgibt, der schon Daten enthält. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie im Menü „Einfügen“ den Befehl „Namen“ und im verzweigenden Menü den Befehl „Definieren“ auf. Oben in der erscheinenden Dialogbox tragen Sie einen passenden Namen ein – zum Beispiel „Messwerte“ (ohne Anführungszeichen).

Anschließend löschen Sie alle Inhalte im Eingabefeld „Bezieht sich auf“ und tragen dort die folgende Formel ein:

=BEREICH.VERSCHIEBEN($A$2;0;0;ANZAHL2($A$2:$A$100);2)

Diese Formel kann den Bereich der Spalten A und B bis zur 100. Zeile erweitern, wenn neue Daten hinzukommen. Wenn Sie mehr oder weniger Zeilen benötigen, geben Sie statt des Bezugs auf die Zelle $A$100 den entsprechenden Bezug an. Für mehr Spalten ersetzen Sie die Zwei ganz hinten in der Formel durch die entsprechende Zahl.

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox „Namen definieren“ mit den erforderlichen Einträgen für die Beispieltabelle:

Diese Eingaben bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Damit ist der Bereich bestimmt und Sie können damit arbeiten.

Für eine Überprüfung, ob der Bereichsname den gewünschten Bezug liefert, gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie eine beliebige Zelle in Ihrer Tabelle und drücken Sie die Taste F5. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Box tragen Sie in das Eingabefeld „Verweis“ den Bereichsnamen ein. Das bestätigen Sie mit „OK“.

Excel markiert daraufhin den gewünschten Zellbereich in Ihrer Liste. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle:

Wenn Sie Ihrer Liste nun einen Datensatz hinzufügen und die Überprüfung wiederholen, sehen Sie, dass der Bereich angepasst wurde.

Die Beispieltabelle TuM_6_10.xls mit den vorgestellten Bereichsnamen können Sie hier abrufen, das Tabellenblatt heißt „Namen“.

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Funktion zur Überprüfung auf Fehler in Formeln

Bis zur Version Excel 2003 mussten Sie für die Überprüfung, ob eine Formel einen Fehler liefert, eine Wenn- Abfrage verwenden:

=WENN(ISTFEHLER(A2/B2);"";A2/ B2)

Bei einem Fehler erhalten Sie eine leere Zelle, ansonsten wird gerechnet.

Seit Excel 2007 erledigt das die Funktion WENNFEHLER, die noch wenig bekannt ist. Die folgende Formel ersetzt die obige Wenn-Abfrage:

=WENNFEHLER(A2/B2;"")

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz von WENNFEHLER:

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Excel-Version und Service Pack abfragen

Bei Support-Anfragen an Microsoft, den Excel-Berater oder eine Hotline kann es wichtig sein zu wissen, welche Excel-Version Sie einsetzen und welches Service Pack installiert ist.

Wenn Ihnen diese Informationen nicht bekannt sind, rufen Sie sie folgendermaßen auf:

Bei Excel 2003, XP und 2000 klicken Sie in der Menüleiste auf das Fragezeichen und dann auf den Befehl „Info“. Die Versionsnummer finden Sie in der ersten Zeile der erscheinenden Dialogbox.

Die folgende Abbildung zeigt die Abfrage in Excel 2003:

Bei Excel 2007 klicken Sie auf das Office-Symbol und dann auf die Schaltfläche „Excel-Optionen“. Markieren Sie in der folgenden Dialogbox die Kategorie „Ressourcen“. Die Versionsnummer finden Sie unter „Info zu Microsoft Office Excel 2007“.

Der Service-Pack-Status Ihrer Excel- Version wird in allen Versionen durch das Kürzel „SP“ am Ende der Nummer ausgegeben. Steht dort kein „SP“, haben Sie kein Service Pack installiert.

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Bug bei Achsenbeschriftung

Das Service Pack 2 für Office 2007 enthält leider einen neuen Fehler.

Wenn Sie in einem Diagramm nicht jede, sondern etwa nur jede zweite XAchsenbeschriftung anzeigen lassen, verschwinden plötzlich sämtliche Beschriftungen.

Ursache des Problems ist eine veraltete Datei. Sie können das Problem durch ein Hotfix beheben, welches Sie unter der folgenden Adresse kostenlos bei Microsoft anfordern können:

http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=977025&kbln=enus

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Neues Update

Microsoft hat ein neues Update für Office 2007 zur Verfügung gestellt, das mehrere Bugfixes enthält.

Es behebt auch den Fehler, der dafür sorgt, dass Add-Ins in Excel 2007 und anderen Office-Anwendungen nicht geladen werden. Das Update können Sie unter der folgenden Adresse herunterladen:

http://download.microsoft.com/download/6/a/8/6a873ed3-8fb2-4b2e-a0efac875f5d50b7/office-kb981715-fullfile-x86-glb.exe

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