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Aktuelle Themen
Formeln: Monatssummen variabel abfragen
Listen: Zählen nicht leerer Zellen in einer Tabelle
Formatierung: Spalten abhängig vom Zellwert hervorheben
Bedienung: Zellinhalte vorlesen lassen
Listen: Menge aus einer Artikelnummer extrahieren
Listen: Rechts stehendes Minuszeichen nach links setzen
Excel 2007: Probleme mit Diagrammen in Word oder PowerPoint
Hier finden Sie die neuesten Informationen und Kurztipps aus Ausgabe 4/10 (12.04.10)
Formeln
Monatssummen variabel abfragen
In einer Tabelle werden die Umsätze nach Monaten erfasst. Die Tabelle hat den folgenden Aufbau:
In einem anderen Bereich der Tabelle soll nun die Summe vergangener Monate beim letzten Monat beginnend ermittelt werden. Die Anzahl der zu berücksichtigenden Monate soll in eine Zelle eingetragen werden.
Diese Aufgabe lösen Sie mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN in Kombination mit der Funktion SUMME. Wenn die Zahl der zu berücksichtigenden Monate in der Zelle B4 steht, tragen Sie die folgende Formel in die Ergebniszelle ein:
=SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN (L2;;;;-B4))
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in einer Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle können Sie in der Arbeitsmappe TuM_4_10.xls abrufen. Die Tabelle heißt „Monatssummen“.
Listen
Zählen nicht leerer Zellen in einer Tabelle
In einer Liste werden Messwerte eingetragen. Dabei kann es vorkommen, dass es zu bestimmten Tagen Werte gibt, die aber noch nicht eingetragen sind.
Für eine Auswertung sollen nun die Messwertzellen gezählt werden, die nicht leer sind. Die Tabelle hat den folgenden Aufbau:
Für das Zählen nicht leerer Zellen verwenden Sie die Funktion ANZAHL2. Da der zu durchsuchende Zellbereich stark variieren kann, benötigen Sie eine Formel, die die gesamte Spalte B durchsucht. Die gefüllten Zellen oberhalb der Liste müssen Sie dann wieder abziehen.
Wenn die Messwerte in der Spalte B stehen und die Liste in der Zeile 3 beginnt, tragen Sie die folgende Formel in die Ergebniszelle ein:
=ANZAHL2(B:B)-ANZAHL2(B1:B2)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle können Sie in der Arbeitsmappe TuM_4_10.xls abrufen. Die Tabelle heißt „Zählen“.
Formatierung
Spalten abhängig vom Zellwert hervorheben
In einer Tabelle soll, abhängig von einem Eintrag in einer Zelle, eine von drei Spalten farbig markiert werden.
Wenn die Zelle leer ist oder einen anderen als den vorgegebenen Wert enthält, soll keine Markierung erfolgen. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Beispieltabelle:
In dieser Tabelle soll die entsprechende Spalte markiert werden, wenn in die Zelle A2 der Spaltenbuchstabe B, C oder D eingetragen wird.
Diese Aufgabenstellung lösen Sie über eine bedingte Formatierung. Dazu markieren Sie die Spalte B und rufen im Menü „Format“ den Befehl „Bedingte Formatierung“ auf.
In der erscheinenden Dialogbox öffnen Sie das Listfeld unter „Bedingung 1“ und wählen die Option „Formel ist“. In das Eingabefeld tragen Sie dann die folgende Formel ein:
=$A$2="B"
Anschließend klicken Sie auf „Format“ und wählen in der erscheinenden Dialogbox im Register „Muster“ eine Farbe aus, in der die Spalte markiert werden soll.
Die Auswahl der Farbe bestätigen Sie mit „OK“. Damit kommen Sie zurück in die Dialogbox „Bedingte Formatierung“, die dann folgendermaßen aussieht:
Die Dialogbox schließen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die bedingte Formatierung wiederholen Sie für die Spalten C und D. Dabei benutzen Sie die folgenden Formeln:
- =$A$2="C"
- =$A$2="D"
Wenn die drei bedingten Formatierungen angelegt sind, können Sie die Funktionsweise testen. Tragen Sie dazu einen der Spaltenbuchstaben in die Zelle A2 ein. Die gewünschte Spalte wird daraufhin formatiert. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle können Sie in der Arbeitsmappe TuM_4_10.xls abrufen. Die Tabelle heißt „Formatierung“.
Bedienung
Zellinhalte vorlesen lassen
Theoretisch bietet Excel schon seit der Version XP die Möglichkeit, Zellinhalte in gesprochener Form über Lautsprecher oder Kopfhörer ausgeben zu lassen.
In den Versionen XP und 2003 steht dafür eine eigene Symbolleiste zur Verfügung. Leider ist diese in den deutschen Versionen nicht nutzbar, da sie nicht ins Deutsche übersetzt wurde.
Mit der Version Excel 2007 hat sich das zumindest ein wenig geändert. Damit funktioniert die Sprachausgabe, allerdings nur auf Englisch.
Die Sprachausgabe ist in Excel 2007 kaum zu finden, denn im Menüband und in der Multifunktionsleiste fehlen die entsprechenden Schaltflächen.
Zugriff auf die Sprachausgabe können Sie sich verschaffen, wenn Sie die Schaltfläche für den Aufruf in die Symbolleiste für den Schnellzugriff integrieren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Dropdown-Pfeil. In der daraufhin erscheinenden Liste klicken Sie auf „Weitere Befehle“.
Die folgende Abbildung zeigt das Listfeld für die Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff:
Nach dem Anklicken des Befehls erscheint das in der folgenden Abbildung verkleinert dargestellte Fenster:
In diesem Fenster öffnen Sie das Listfeld „Befehle auswählen“ und aktivieren in der Liste den Eintrag „Alle Befehle“.
Dann scrollen Sie in der Befehlsliste nach unten bis zum Befehl „Eingabezellen“. Das ist der Befehl zum Einschalten der Sprachausgabe.
Markieren Sie den Befehl und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Der Befehl erscheint daraufhin in der Liste der Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf der rechten Seite.
Diesen Vorgang können Sie für die anderen Sprachausgabebefehle wiederholen. Die entsprechenden Befehle beginnen alle mit dem Wort „Eingabezellen“.
Das Hinzufügen der Befehle für die Sprachausgabe beenden Sie mit einem Klick auf „OK“. Die gewünschten Befehle stehen Ihnen dann in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zur Verfügung.
Die folgende Abbildung zeigt die Schaltfläche für den Start der Sprachausgabe in der Symbolleiste für den Schnellzugriff:
Wenn Sie die Schaltfläche „Eingabezellen“ anklicken, liest Excel Ihnen den Inhalt der aktiven Zelle auf Englisch vor. Dafür ist natürlich eine Soundkarte mit Lautsprechern oder Kopfhörern erforderlich.
Listen
Menge aus einer Artikelnummer extrahieren
In einer importierten Liste stehen Artikelnummern, denen in der folgenden Form die Verpackungseinheit angehängt ist:
1234-56/100
In der Beispieltabelle sehen die Daten folgendermaßen aus:
Für die Weiterverarbeitung der Daten wird die Verpackungseinheit in einer separaten Spalte benötigt.
Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der Sie die Funktionen TEIL und FINDEN kombinieren. Wenn die erste Artikelnummer in der Zelle A2 steht, tragen Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der die Verpackungseinheit ausgegeben werden soll:
=TEIL(A2;FINDEN("/";A2)+1;100)*1
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in einer Beispieltabelle:
Eine weitere interessante Möglichkeit, die Verpackungseinheit von der Artikelnummer zu trennen, bietet Ihnen der Textkonvertierungs-Assistent.
Wichtig: Die nun folgende Methode mit dem Textkonvertierungs-Assistenten funktioniert nur, wenn das Trennzeichen (/) in den Artikelnummern nur einmal vorkommt.
Für das Abtrennen der Verpackungseinheit mit dem Assistenten markieren Sie den Zellbereich, der die Artikelnummern enthält.
Dann rufen Sie im Menü „Daten“ den Befehl „Text in Spalten“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
In dieser Box aktivieren Sie unter „Ursprünglicher Datentyp“ die Option „Getrennt“. Das bestätigen Sie mit einem Klick auf „Weiter“, woraufhin die folgende Dialogbox erscheint:
In dieser Box legen Sie das Trennzeichen fest. Dazu aktivieren Sie die Option „Andere“ und geben das Zeichen „/“ in das Eingabefeld ein. Mit „Weiter“ gelangen Sie in die folgende Dialogbox:
In dieser Box sehen Sie eine Vorschau auf die getrennten Daten. Bei Bedarf können Sie hier das Datenformat festlegen; im vorliegenden Beispiel ist das nicht nötig. Mit einem Klick auf „Fertig stellen“ schließen Sie den Assistenten.
In der Tabelle erscheinen die Artikelnummern und die Verpackungseinheiten dann getrennt. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis:
Die Beispieltabelle können Sie in der Arbeitsmappe TuM_4_10.xls abrufen. Die Tabelle heißt „Aufteilung“.
Listen
Rechts stehendes Minuszeichen nach links setzen
Wenn Sie Daten aus einer externen Quelle in eine Excel-Tabelle übernehmen, kann es sein, dass bei negativen Werten das Minuszeichen nicht vor,sondern hinter den Zahlen steht.
Die folgende Abbildung zeigt das in einer Beispieltabelle:
Die rechts stehenden Minuszeichen in einer Tabelle sind nicht nur optisch ein Problem. Entscheidender ist, dass Excel die Werte als Text interpretiert, mit dem Sie keine Berechnungen durchführen können.
Obwohl das Problem lange bekannt ist, bot Excel bis zur Version 2000 keine integrierte Lösung. Da half nur die Umwandlung mit einer Formel. Seit der Version Excel XP steht Ihnen eine weitere Option im Textkonvertierungs- Assistenten zur Verfügung, die allerdings recht versteckt ist.
Markieren Sie die Liste, in der sich Werte mit rechts stehendem Minuszeichen befinden. Dann rufen Sie im Menü „Daten“ den Befehl „Text in Spalten“ auf.
In Excel 2007 finden Sie das Kommando im Register „Daten“ der Multifunktionsleiste. Klicken Sie in der Gruppe „Datentools“ auf „Text in Spalten“.
Excel zeigt ein Dialogfenster an. Dieses Dialogfenster ist in allen Excel- Versionen weitgehend identisch.
Mit der Schaltfläche „Weiter“ bewegen Sie sich bis zum dritten Schritt des Assistenten. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere“. Daraufhin zeigt Excel das folgende Dialogfenster an:
In diesem Dialogfenster schalten Sie die Option „Nachstehendes Minuszeichen für negative Zahlen“ ein. Ihre Auswahl bestätigen Sie mit „OK“ und schließen dann den Assistenten mit „Fertig stellen“.
Excel stellt die negativen Werte anschließend in der gewünschten Form als Zahlen dar, mit denen Sie rechnen können.
Die Beispieltabelle können Sie in der Arbeitsmappe TuM_4_10.xls abrufen. Die Tabelle heißt „Minusrechts“.
Excel 2007
Probleme mit Diagrammen in Word oder PowerPoint
Excel-Diagramme werden häufig in Word-Dokumente oder PowerPoint- Präsentationen eingefügt.
Microsoft weist nun darauf hin, dass es unter bestimmten Bedingungen zu Problemen bei dieser Datenübernahme kommen kann. Diese wirken sich dann folgendermaßen aus:
Ein Excel-Diagramm, das in Word eingebunden wurde, wird in einem PDF-Dokument mit einer falschen Achsenskalierung angezeigt.
Wenn Sie nacheinander zwei Diagramme aus Excel nach PowerPoint übernehmen, geht in einigen Fällen das zweite Diagramm verloren.
Für die Behebung dieser beiden Fehler stellt Microsoft ein Hotfix zur Verfügung, den Sie über das Formular unter der folgenden Adresse kostenlos anfordern können:
http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=977031&kbln=enus
Excel 2003 und XP
Update für das Compatibility Pack
Für alle, die noch nicht mit Excel 2007 oder 2010 arbeiten, aber trotzdem XLSX-Dateien öffnen möchten, hat Microsoft bereits vor Jahren kostenlos das Office Compatibility Pack für Office 2003 und XP zur Verfügung gestellt.
Für dieses Paket gibt es nun ein Update. Damit werden Programmfehler beseitigt und bekannte Sicherheitslücken geschlossen. Wir empfehlen allen, die noch die alte Version einsetzen, dieses Update zu installieren.
Das Update für das Office Compatibility Pack für Office 2003 und XP können Sie unter der folgenden Adresse kostenlos herunterladen:
Excel XP
Update schließt Lücke
Die Version Excel XP ist gerade in Unternehmen noch häufig im Einsatz. Kürzlich hat Microsoft ein Sicherheitsupdate für diese Version veröffentlicht.
Das Update schließt eine kritische Sicherheitslücke, die zur unbemerkten Ausführung schädlicher Programme führen kann, wenn Sie eine manipulierte Excel-Datei öffnen.
Wir empfehlen dringend, dieses Update, das Sie auf der folgenden Seite herunterladen können, zu installieren:
http://www.microsoft.com/germany/tech net/sicherheit/bulletins/ms10003.mspx