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Erste Spalte als X-Achse verwenden

 

Mitunter „zickt“ Excel ein wenig beim Erstellen von Diagrammen und tut partout nicht das, was man gerade möchte. So auch in diesem Fall:

Gegeben ist eine Tabelle, in der im Halbstunden-Rhythmus zwei Werte im Dezimalformat eingetragen werden. Die Tabelle hat den folgenden Aufbau:

 

Aus dieser Tabelle soll ein Liniendiagramm erstellt werden. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der Diagrammerstellung:

 

Excel interpretiert bei der Diagrammerstellung die Werte der ersten Spalte, die eigentlich die X-Achse bilden sollen, als weitere Datenreihe. Folgendermaßen stellen Sie die Daten der Tabelle in der gewünschten Form dar:

Klicken Sie das Diagramm mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie den Befehl „Datenquelle“ auf. Daraufhin erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Reihe“ aktivieren:

In der Dialogbox markieren Sie links unten die Datenreihe „Zeit“. Danach klicken Sie auf „Entfernen“. Sie ist dann aus der Liste verschwunden.

Anschließend aktivieren Sie das Eingabefeld „Beschriftung der Rubrikenachse (X)“. Dort geben Sie den Zellbereich ein, der auf der X-Achse dargestellt werden soll – im vorliegenden Beispiel den Zellbereich A2:A48. Am besten übergeben Sie den Zellbereich durch Aufziehen mit der Maus.

Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfenster mit den beschriebenen Einstellungen:

Im Vorschaufeld des Fensters sehen Sie bereits, wie sich die Einstellungen auswirken. Nach dem Bestätigen mit „OK“ erscheint das Diagramm in der gewünschten Form:

Bei der Arbeit mit Excel 2007 nehmen Sie die beschriebenen Einstellungen sehr ähnlich vor. Klicken Sie Ihr Diagramm mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie den Befehl „Daten auswählen“ auf. Daraufhin erscheint das folgende Dialogfenster:

Hier entfernen Sie unter „Legendeneinträge“ die Spalte „Zeit“. Dann klicken Sie auf der rechten Seite auf „Bearbeiten“. Daraufhin erscheint das folgende Fenster:

Hier geben Sie den Zellbereich an, der die X-Achse bilden soll. Das bestätigen Sie mit „OK“ und schließen die Box ebenfalls mit „OK“. Das Diagramm erscheint korrekt.

Die Beispieltabelle mit den Diagrammen finden Sie in der Mappe TuM_2_10.xls in der Tabelle „Diagramm“.

 

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Blitzschnelle Formeln über mehrere Tabellenblätter

 

In einer Arbeitsmappe befinden sich mehrere Tabellenblätter, die identisch aufgebaut sind. In einem Zusammenfassungsblatt sollen nun Berechnungen über alle Blätter vorgenommen werden – beispielsweise Summen oder Maximalwerte.

Die grundsätzliche Möglichkeit, Berechnungen über mehrere Tabellenblätter einer Arbeitsmappe durchzuführen, ist den meisten Anwendern bekannt und wird rege genutzt.

Dass dabei auch Bereiche übergeben werden können, die die Formeln deutlich verkürzen und übersichtlicher machen, wissen nur wenige. Für den Einsatz tabellenübergreifender Bereiche gehen Sie folgendermaßen vor:

Stellen Sie sicher, dass alle Tabellenblätter, die Sie für Ihre Berechnungen brauchen, identisch aufgebaut sind. Nur dann liefern die Formeln die korrekten Ergebnisse.

Bedenken Sie, dass es im Ergebnis nicht unbedingt auffallen muss, wenn der Datenbereich in einem der Blätter um eine Zeile oder Spalte verschoben ist.

Im vorliegenden Beispiel sollen Berechnungen über sieben Tabellenblätter durchgeführt werden, in denen Produktionszahlen der Jahre 2002 bis 2008 erfasst sind.

Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der einzelnen Blätter:

Neben dem einheitlichen Aufbau der Tabellen ist die Anordnung der Blätter in der Arbeitsmappe wichtig. Stellen Sie sicher, dass die benötigten Tabellenblätter in der Arbeitsmappe nebeneinanderliegen.

Die folgende Abbildung zeigt die Anordnung der Tabellenblätter in der Beispielarbeitsmappe:

Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie mit der Eingabe der Formeln beginnen.

In der Beispieltabelle soll in einem Zusammenfassungsblatt die Summe aller Jahressummen ermittelt werden. Die Summen der einzelnen Jahre stehen in den entsprechenden Tabellen jeweils in der Zelle H16.

Mit der folgenden Formel errechnen Sie nun die Summe der Werte in den Zellen H16 der Tabellenblätter 2002 bis 2008:

=SUMME('2002:2008'!H16)

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:

Auf diese Art und Weise können Sie auch andere Zellen abfragen. Dabei können Sie bei Bedarf auch andere Funktionen verwenden, denen Bereiche als Argument übergeben werden.

Bei der Berechnung über mehrere Tabellenblätter sind Sie nicht auf einzelne Zellen in den angesprochenen Tabellen beschränkt. Sie können auch dort Bereiche an eine Funktion übergeben.

In der Beispieltabelle soll der absolute Höchstwert aller Einzelwerte aller Jahre ermittelt werden. Die Einzelwerte stehen in den Tabellen 2002 bis 2008 in den Zellen B4:G15.

Mit der folgenden Formel ermitteln Sie den Maximalwert aller Einzelwerte über die sieben Tabellenblätter der entsprechenden Jahre:

=MAX('2002:2008'!B4:G15)

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:

Die Beispieltabelle mit den hier vorgestellten Formeln finden Sie in der Mappe TuM_2_10.xls in der Tabelle „Zusammenfassung“ und die Datentabellen in den Tabellen „2002“ bis „2008“.

 

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So unterbinden Sie den Ausdruck

 

Diagramme eignen sich sehr gut zur Visualisierung komplexer Daten. Wer viele Diagramme in umfangreichen Arbeitsmappen einsetzt, der kennt das Problem: Der Ausdruck einer Mappe mit vielen Diagrammen nimmt viel Zeit in Anspruch.

Oder Sie möchten für einen kurzen Geschäftsbericht eine Arbeitsmappe drucken, die nur die wichtigsten Diagramme enthalten soll.

Kurz: Es gibt Situationen, in denen es wünschenswert ist, Einfluss darauf nehmen zu können, ob ein Diagramm ausgedruckt wird oder nicht. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie ein Diagramm, das nicht gedruckt werden soll, mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie den Befehl „Diagrammfläche formatieren“ auf.

In dem daraufhin erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Eigenschaften“:

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Objekt drucken“. Diese Einstellung bestätigen Sie mit „OK“. Ein so formatiertes Diagramm ist auf der Arbeitsfläche sichtbar, wird aber nicht gedruckt.

Beachten Sie, dass die beschriebene Einstellung bei Excel 2007 nicht mehr zur Verfügung steht. Sie können also für einzelne Diagramme den Ausdruck nicht unterbinden.

 

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Makrosymbole für die Schnellzugriffsleiste

 

Die Möglichkeiten, die Oberfläche mit individuellen Schaltflächen an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, wurden mit der Einführung von Excel 2007 enorm eingeschränkt. So stehen beispielsweise keine konfigurierbaren Symbolleisten mehr zur Verfügung.

Die einzige Möglichkeit, eigene Schaltflächen unterzubringen, bietet die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese finden Sie in der Titelleiste neben der Office-Schaltfläche. Die folgende Abbildung zeigt die Leiste mit den in der Standardeinstellung integrierten Schaltflächen „Speichern“, „Rückgängig“ und „Wiederherstellen“:

Um der Symbolleiste für den Schnellzugriff Schaltflächen für den Start eigener Makros zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil ganz rechts in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Im daraufhin erscheinenden Menü rufen Sie den Befehl „Weitere Befehle“ auf.

Für das Hinzufügen von Symbolen für Ihre Makros aktivieren Sie im Listfeld „Befehle auswählen“ den Eintrag „Makros“.

Die folgende Abbildung zeigt, wie das Dialogfenster anschließend aussieht:

Links im Fenster sehen Sie eine Liste aller Makros. Darin markieren Sie den entsprechenden Makronamen. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Das Makrosymbol wird dadurch in die Liste der Schaltflächen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff übernommen.

Da alle Makros, die Sie der Leiste auf diese Art und Weise hinzufügen, mit demselben Symbol angezeigt werden, empfiehlt es sich, jedem Makro ein eigenes Symbol zuzuweisen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie in der rechten Liste der Schaltflächen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff den Makroeintrag, dessen Symbol Sie ändern möchten.

Unterhalb der Liste klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Ändern“. Daraufhin wird die in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogbox eingeblendet:

In dieser Liste werden Ihnen die für eigene Schaltflächen verfügbaren Symbole angezeigt. Mit einem Mausklick markieren Sie das Symbol, über das Sie Ihr Makro in Zukunft aufrufen möchten.

In das Feld „Anzeigename“ tragen Sie noch einen möglichst treffenden Namen ein, der beschreibt, was das Makro macht.

Die Auswahl des Schaltflächensymbols und die Eingabe eines Namens bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

Die Schaltfläche erscheint daraufhin in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wenn Sie sie anklicken, wird das dazugehörige Makro ausgeführt.

 

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Ausfüllkästchen für Arbeitsmappen abschalten

 

In Unternehmen werden Excel- Tabellen häufig an zentraler Stelle konzipiert, damit Anwender in verschiedenen Bereichen damit arbeiten können.

In diesen Fällen ist es ratsam, die Kalkulationen so aufzubauen, dass Eingabe- oder Bedienungsfehler möglichst ausgeschlossen sind. Eine potenzielle Fehlerquelle sind die so genannten Ausfüllkästchen, mit denen erfahrene Anwender Listen schnell befüllen können.

Für das Deaktivieren der Ausfüllkästchen für eine Tabelle rufen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Bearbeiten“:

In diesem Register deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Drag & Drop von Zellen aktivieren“. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

Beachten Sie unbedingt: Mit der beschriebenen Deaktivierung der Ausfüllkästchen unterbinden Sie auch die Möglichkeit, Zellen oder Zellbereiche per Drag & Drop mit der Maus zu verschieben bzw. zu kopieren.

Da aber auch diese Möglichkeit eine weit verbreitete Fehlerquelle bei wenig erfahrenen Anwendern ist, kann die weitere Einschränkung in der Regel hingenommen werden.

 

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Rahmenlinien entfernen

 

Wenn eine Tabelle nicht komplett mit Rahmenlinien versehen werden soll, ist das Entfernen der Linien mitunter recht aufwändig. Einfacher geht es folgendermaßen:

Versehen Sie die komplette Tabelle mit allen Rahmenlinien. Dann blenden Sie die in der folgenden Abbildung dargestellte Symbolleiste „Rahmenlinien“ ein:

Auf dieser Leiste klicken Sie das zweite Symbol an. Ihr Mauszeiger verwandelt sich dann in ein Radiergummi, mit dem Sie die nicht benötigten Rahmenlinien mit einem einfachen Mausklick entfernen. Ein erneuter Klick auf das Symbol beendet die Bearbeitung.

 

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Testen Sie schon jetzt Visual Studio 2010

 

Visual Studio ist ein Entwicklungs- Tool von Microsoft, das Sie bei der Programmierung eigener Anwendungen auch für Excel unterstützen kann. Voraussichtlich im Laufe des ersten Quartals erscheint mit Visual Studio 2010 eine neue Version.

Aktuell bietet Microsoft eine Beta- Version zum kostenlosen Download an. Sie haben damit bereits jetzt vollen Zugriff auf leistungsfähige Bibliotheken und Entwicklungstools, bevor die endgültige Version erscheint.

Weitere Informationen und eine Download- Möglichkeit finden Sie unter der folgenden Adresse:

www.microsoft.com/germany/visualstudio/products/visual-studio/2010

 

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Hier bekommen Sie die Testversion

 

Im ersten Halbjahr 2010 wird die neue Version des Office-Pakets erscheinen. Wir haben hier schon mehrfach darüber berichtet.

Sie können bereits jetzt einen Blick auf die neuen Programme werfen. Microsoft stellt die aktuelle Beta-Version kostenlos zum Download bereit.

Weitere Informationen und eine Download- Möglichkeit finden Sie unter der folgenden Adresse:

http://www.microsoft.com/office/2010/de/default.aspx

 

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Lange Wartezeiten in den Dialogfenstern

 

Viele Anwender kennen das Problem: Man möchte eine Tabelle öffnen oder speichern und aktiviert das dafür erforderliche Dialogfenster. Bei der Auswahl eines Laufwerks oder Netzwerkpfads dauert es dann sehr lange, bis der gewünschte Pfad angezeigt wird. Das Problem tritt nicht nur bei Excel auf, sondern auch bei der Arbeit mit anderen Anwendungen des Office-Pakets.

Das beschriebene Phänomen ist immer dann zu beobachten, wenn die Verbindung zu einem Laufwerk oder einem Netzwerkverzeichnis unterbrochen ist oder gar nicht zur Verfügung steht.

Microsoft hat dieses Problem mittlerweile ausführlich dokumentiert. Eine konkrete Lösung gibt es nicht, allerdings eine Reihe von Lösungsansätzen.

Weitere Informationen und Hinweise zur Problembehandlung finden Sie in einer Techinfo unter der folgenden Adresse:

http://support.microsoft.com/?scid=kb;de;313937&x=19&y=4

 

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