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Fehler in Tabellen blitzschnell finden und markieren

In umfangreichen Tabellen, die nach und nach mit Zahlen gefüllt werden, kann es schnell passieren, dass in Ergebniszellen Fehlerwerte ausgegeben werden.

Sehr häufig kommt es zum Beispiel zur Ausgabe des Fehlers #DIV/0!. Das ist dann der Fall, wenn der Wert für den Divisor noch nicht eingetragen wurde. Oder es erscheint der Fehler #WERT!, wenn statt einer erwarteten Zahl ein Text in einer Zelle steht. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus einer solchen Tabelle mit Fehlerwerten:

Je größer eine Kalkulation, desto schwieriger ist es, alle Zellen aufzuspüren, die einen Fehlerwert enthalten. Mit einem kleinen Trick klappt es aber doch. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Aktivieren Sie die Tabelle, in der Sie Zellen mit Fehlerwerten auffinden möchten. Mit der Tastenkombination Strg G rufen Sie die in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogbox „Gehe zu“ auf:

In dieser Dialogbox klicken Sie auf „Inhalte“. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Dialogbox aktivieren Sie die Option „Formeln“. Unter „Formeln“ deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen bis auf „Fehler“. Diese Einstellung bestätigen Sie mit „OK“.

In Ihrer Tabelle sind nun alle Zellen markiert, die einen Fehlerwert enthalten. Die folgende Abbildung zeigt, wie das in der Beispieltabelle aussieht:

Wenn Sie die markierten Zellen nacheinander bearbeiten möchten, bewegen Sie den Mauszeiger mit Tab bzw. Umschalt Tab von einer Zelle zur nächsten. Für den Fall, dass Sie alle Zellen mit einem Fehlerwert hervorheben möchten, rufen Sie mit Strg 1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf. In dieser wählen Sie anschließend eine Schriftoder Hintergrundfarbe für die gewünschte Hervorhebung. Diese Einstellung bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Fehlern finden Sie in der Mappe TuM_1_10.xls in der Tabelle „Fehler“.

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Bestimmen Sie, wie Fehlerwerte ausgegeben werden

Wenn in einer Tabelle – wie im letzten Tipp beschrieben – Fehlerwerte erscheinen, ist das gerade beim Drucken besonders ärgerlich. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit zu entscheiden, wie Fehlerwerte beim Ausdruck dargestellt werden.

Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Bis zur Version Excel 2003 rufen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Seite einrichten“ auf. In der daraufhin erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Tabelle“:

Im Bereich „Drucken“ finden Sie in dieser Dialogbox das Listfeld „Fehlerwerte als“. Aus diesem wählen Sie dann die gewünschte Option. Voreingestellt ist die Option „dargestellt“. Das bewirkt, dass der Fehlerwert gedruckt wird, der auch in der Zelle steht.

Die Option <leer> hat zur Folge, dass alle Zellen mit Fehlerwert als leere Zelle gedruckt werden. Weiterhin können Sie zwei Bindestriche oder den Wert #NV ausgeben lassen.

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, bestätigen Sie das mit „OK“. Die Tabelle können Sie anschließend in der gewünschten Form drucken.

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Zellinhalte ganz einfach in grafischen Objekten darstellen

Für die Gestaltung Ihrer Tabellen stellt Ihnen Excel eine ganze Reihe grafischer Objekte zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Zahlenmaterialien aufpeppen können. Wenig bekannt ist, dass Sie einige der grafischen Objekte auch mit Zellinhalten verknüpfen können.

Das ist beispielweise mit WordArt-Objekten, Textfeldern oder bestimmten Auto- Formen möglich. Im vorliegenden Fall soll aus einer Tabelle der Höchstwert eines Zellbereichs als WordArt-Objekt auf dem Tabellenblatt ausgegeben werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Ermitteln Sie in einer beliebigen Zelle Ihrer Tabelle mit der Funktion MAX den Höchstwert des entsprechenden Bereichs. In der Beispieltabelle geschieht dies in der Zelle P1. Dann rufen Sie im Menü „Einfügen“ den Befehl „Grafik“ und im verzweigenden Menü den Befehl „WordArt“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Dialogbox wählen Sie mit einem Mausklick das Design, in dem der Höchstwert in Ihrer Tabelle erscheinen soll. Das bestätigen Sie mit „OK“. Daraufhin wird die folgende Dialogbox eingeblendet:

Da Sie keinen Text, sondern einen Zellinhalt darstellen möchten, lassen Sie die Vorgaben in dieser Box unverändert und schließen die Box mit der Schaltfläche „OK“. Der Beispieltext erscheint daraufhin folgendermaßen markiert in Ihrer Tabelle:

Lassen Sie das WordArt-Objekt markiert und aktivieren Sie mit einem Mausklick die Bearbeitungsleiste. Dort geben Sie ein Gleichheitszeichen und die Adresse der Zelle ein, die den Höchstwert enthält (im Beispiel =P1). Das bestätigen Sie mit Ü. Der Höchstwert erscheint dann in Ihrem WordArt-Objekt. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle:

Der Höchstwert in Ihrem grafischen Objekt ist dynamisch mit der Ergebniszelle verknüpft. Wenn sich also der Wert ändert, ändert sich auch der Wert in Ihrer Grafik. Für den Fall, dass Ihnen die Darstellung des Objekts in Ihrer Tabelle nicht zusagt, können Sie das WordArt- Objekt auch formatieren. Dazu führen Sie auf dem Objekt einen Doppelklick aus. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox, in der Ihnen zahlreiche weitere Formatierungsoptionen angeboten werden:

Die Beispieltabelle mit den gezeigten Objekten finden Sie in der Mappe TuM_1_10.xls in der Tabelle „Objekte“.

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Addition aller negativen Werte in einer Tabelle

In einer Tabelle stehen in fünf Spalten positive und negative Werte. Für eine Auswertung sollen pro Spalte nur die negativen Werte addiert werden.

Die folgende Abbildung zeigt die Beispieltabelle:

Diese Aufgabenstellung lösen Sie ganz schnell mit der Funktion SUMMEWENN. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie die Ergebniszelle der ersten Spalte. In der Beispieltabelle ist das die Zelle A11. Dort tragen Sie die folgende Formel ein:

=SUMMEWENN(A1:A10;"<0")

In der Zelle erscheint daraufhin die gewünschte Summe der negativen Werte. Kopieren Sie die Formel ausreichend weit nach rechts, in der Beispieltabelle bis zur Zelle E11. In den Zellen A11 bis E11 stehen dann die einzelnen Summen der Spalten. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle:

Die Beispieltabelle mit der gezeigten Formel finden Sie in der Mappe TuM_1_10.xls in der Tabelle „Summe“.

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Darstellung von Nullwerten in Tabellen unterbinden

Häufig ist es so, dass man ein Kalkulationsmodell aufbaut, indem man alle erforderlichen Formeln anlegt. Die Zahlen, mit denen gerechnet werden soll, fehlen noch.

Bis diese eingegeben werden, erscheint in den Ergebniszellen der Wert null. Bei Tabellen, die in einem Zug mit Werten gefüllt werden, ist das in der Regel egal. Unschön ist es aber, wenn die Werte erst nach und nach folgen. Die folgende Abbildung zeigt eine Tabelle mit unschönen Nullwerten:

Excel bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten für den Umgang mit Nullwerten in Ergebniszellen. Wenn Sie alle Nullwerte in einer Tabelle unterbinden möchten, rufen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Ansicht“:

Für das Unterbinden der Anzeige von Nullwerten in Ergebniszellen deaktivieren Sie unter „Fensteroptionen“ die Option „Nullwerte“. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die störenden Nullen sind Sie anschließend los.

Für den Fall, dass Sie die Darstellung der Nullwerte nur für einzelne Zellen unterbinden möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie die Zellen, in denen keine Nullwerte erscheinen sollen. Dann rufen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Bedingte Formatierung“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

Im Listfeld unter „Bedingung 1“ wählen Sie die Option „Zellwert ist“. In das Eingabefeld daneben tragen Sie eine Null ein. Anschließend klicken Sie auf „Format“. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Schrift“:

In dieser Dialogbox wählen Sie unter „Farbe“ die Farbe Ihres aktuellen Zellhintergrunds. In der Regel wird das die Farbe Weiß sein. Diese Auswahl bestätigen Sie mit „OK“. Die Dialogbox „Bedingte Formatierung“ schließen Sie ebenfalls mit „OK“.

Die Nullwerte in Ihrer Tabelle werden dann zwar weiterhin angezeigt, sie sind aber nicht mehr sichtbar, da sie in der Farbe des Zellhintergrunds ausgegeben werden. Die folgende Abbildung zeigt die Beispieltabelle, in der die Zellen der Spalte F wie beschrieben formatiert sind:

Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Formeln finden Sie in der Mappe TuM_1_10.xls in der Tabelle „Nullwerte“.

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Zeilenumbruch in Zellen manuell und automatisch

Wohl eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit Excel ist die nach dem Zeilenumbruch in einer Zelle.

Hier noch einmal kurz erklärt: Von sich aus stellt Excel jeden Zellinhalt einzeilig dar. Wenn die danebenliegenden Zellen leer sind, ist der Inhalt auch dann sichtbar, wenn er sehr lang ist. Anderenfalls wird er am Ende der Zelle einfach abgeschnitten. Die folgende Abbildung zeigt Text ohne Umbruch:

Einen manuellen Zeilenumbruch fügen Sie mit der Tastenkombination Alt Enter ein. Es geht aber auch automatisch. Dazu rufen Sie mit der Tastenkombination Strg 1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf.

Darin aktivieren Sie das Register „Ausrichtung“. Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zeilenumbruch“. Dann öffnen Sie die Liste „Vertikal“ und wählen die Option „Oben“. Diese Einstellungen bestätigen Sie mit „OK“.

Der Text in den so formatierten Zellen wird nun automatisch abhängig von der Spaltenbreite umbrochen. Die folgende Abbildung zeigt, wie das in der Beispieltabelle aussieht:

Die Beispieltabelle mit den gezeigten Umbrüchen finden Sie in der Mappe TuM _1_10.xls in der Tabelle „Umbruch“.

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Wichtiges Sicherheitsupdate

Zusammen mit Office XP und 2003 werden automatisch die Web Components installiert.

Viele Anwender merken das nicht, weil sie diese nicht brauchen. Eine Sicherheitslücke zwingt uns nun, ihnen ein wenig Beachtung zu widmen. Schon beim Öffnen einer Internetseite mit einer eingebetteten Excel-Tabelle kann es nämlich passieren, dass im Hintergrund schädlicher Code ausgeführt wird und Viren, Würmer oder Schadprogramme auf Ihrem System eingeschleust werden.

Wir empfehlen daher dringend, das folgende Sicherheitsupdate zu installieren, das Microsoft veröffentlicht hat:

http://www.microsoft.com/germany/tec hnet/sicherheit/bulletins/ms09-043.mspx

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Probleme bei der Speicherung im Offline-Ordner

Mit den Offline-Ordnern von Windows können Sie komfortabel mit Tabellen aus einem Netzwerk-Ordner arbeiten, wenn Sie keine Verbindung zum Netzwerk haben.

Windows sorgt im Hintergrund dafür, dass sich jeweils die aktuellste Version der Dateien auf Ihrem Rechner befindet, und spielt die lokal vorgenommenen Änderungen wieder in den Netzwerk-Ordner. So sollte es sein, aber es klappt leider nicht immer.

In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf einen Bug in Excel 2007 hin. XLS-Dateien, die Sie unter Vista aus einem Offline-Ordner öffnen, bearbeiten und anschließend speichern, werden nicht in der gewünschten Form gesichert. Alle Änderungen gehen verloren, ohne dass Sie darauf hingewiesen werden.

Zur Lösung des Problems stellt Microsoft einen kostenlosen Hotfix zur Verfügung. Diesen müssen Sie über das folgende Formular bei Microsoft anfordern:

http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=956836&kbln=de

Nach der Installation müssen Sie den Bugfix über einen entsprechenden Registry-Eintrag freischalten. Unter der folgenden Adresse finden Sie eine Anleitung dazu:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;974070&sd=rss& spid=11346

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Vorsicht beim Ersetzen

Microsoft weist darauf hin, dass der mehrfache Aufruf der Ersetzen-Funktion zum kompletten Programmabsturz von Excel 2003 führen kann. Einen Hotfix, der diesen Fehler behebt, können Sie kostenlos über das folgende Formular anfordern:

http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=974628&kbln=enus

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