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Alle Werte über einen Grenzwert addieren

In einer Tabelle sollen in einem Bereich alle Zellen addiert werden, deren Inhalt über einem bestimmten Grenzwert liegt. Der Grenzwert kann als konstanter Wert vorliegen oder variabel aus einer Zelle in der Tabelle abgefragt werden.

Falls der Grenzwert als Konstante vorliegt, können Sie die gewünschte Summe problemlos mit der Funktion SUMMEWENN berechnen. Wenn Sie beispielsweise alle Zellen des Bereichs A1:A50 addieren wollen, deren Wert größer als zehn ist, sieht die entsprechende Formel in der Ergebniszelle folgendermaßen aus:

=SUMMEWENN(A1:A50;">10")

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle:

Hängt die Bedingung aber von einem variablen Wert ab, der in einer Zelle steht, dann akzeptiert Excel die Formel nur mit einem besonderen Syntaxtrick: Sie müssen den Operator, im vorliegenden Beispiel das Größer-Zeichen (>), und die Zelle, die den Schwellenwert enthält, mit dem kaufmännischen Und-Zeichen (&) verknüpfen.

Für den Fall, dass die Zelle D3 den variablen Grenzwert enthält, sieht die Formel in der Ergebniszelle so aus:

=SUMMEWENN(A1:A50;">"&D3)

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle:  

Die Beispieltabelle mit der hier gezeigten Formel finden Sie in der Mappe TuM_8_09.xls in der Tabelle „Grenzwert“.

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Dokumenteigenschaften immer im Griff

Schon seit der ersten Version von Excel bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit, die Eigenschaften einer Arbeitsmappe anzugeben.

Gespeichert werden beispielsweise der Autor, der Titel, ein Betreff, Schlüsselwörter oder Kategorien. Das ist bei der Verwaltung großer Mengen von Kalkulationen sehr hilfreich. In den Versionen bis Excel 2003 waren die Eingabe und die Anzeige der Datei- Eigenschaften recht umständlich und kompliziert.

Das hat sich mit Excel 2007 drastisch geändert. Dort können Sie die Eigenschaften in einem sogenannten „Dokumentinformationsbereich“ anzeigen und bearbeiten. Dieser wird nicht in einer separaten Dialogbox angezeigt, sondern über dem Arbeitsbereich einer Tabelle.

Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. Daraufhin erscheint das folgende Menü:

In diesem Menü klicken Sie auf „Vorbereiten“ und dann auf „Eigenschaften“. Über dem aktiven Tabellenblatt werden dann die wichtigsten Informationen übersichtlich angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht:

Sie können die einzelnen Eigenschaften so bearbeiten, wie Sie auch Eingaben in Ihrer Tabelle machen. Wenn Sie die Eigenschaften wieder ausblenden möchten, klicken Sie auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke.

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Letzte Werte unterschiedlich langer Spalten addieren

Eine Tabelle enthält mehrere unterschiedlich lange Spalten. In dieser Tabelle soll die Summe der jeweils letzten Werte aller Spalten gebildet werden.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der die Funktionen SUMME, INDIREKT, TEILERGEBNIS, BEREICH.VERSCHIEBEN und SPALTE miteinander kombiniert werden. Für die Berechnung der Summe der letzten Werte in den Spalten in der Beispieltabelle tragen Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der das Ergebnis erscheinen soll:

=SUMME(SUMME(INDIREKT("z"& TEILERGEBNIS(3;BEREICH.VERSCHIEBEN(A:A;SPALTE(A:F)- 1))&"s"&SPALTE(A:F);0)))

Die folgende Abbildung zeigt die Beispieltabelle:

Die angegebene Formel ist eine Matrixformel, die mit der Tastenkombination Strg Umschalt Enter eingeben werden muss. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:

Wichtig: Beachten Sie beim Einsatz dieser Formel unbedingt, dass bis zur letzten Zelle jeder Spalte keine Leerzellen vorkommen dürfen. Zudem darf keine Spalte des Bereichs komplett leer sein. Die Beispieltabelle mit der hier gezeigten Formel finden Sie in der Mappe TuM_8_09.xls in der Tabelle „Summe“.

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Zeilensummen variabel abfragen

In einer Tabelle sind die Absatzzahlen nach Produkten und Verkäufern in einer Liste erfasst. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der Liste:

In dieser Liste sollen nun die Summen nach Artikeln errechnet werden. Das soll variabel geschehen, sodass die entsprechende Summe nach der Eingabe einer Artikelbezeichnung in einer Zelle erscheint.

Die Artikelbezeichnung soll als Suchkriterium in die Zelle B1 eingegeben werden, die dazugehörige Summe wird dann in der Zelle D1 ausgegeben. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Matrixformel, in der Sie die Funktionen SUMME, SVERWEIS und SPALTE miteinander kombinieren. In der Beispieltabelle tragen Sie die folgende Formel in die Zelle D1 ein:

=SUMME(SVERWEIS(B1;A4:K40; SPALTE(B:K);0))

Da es sich um eine Matrixformel handelt, müssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination Steuerung Umschalt Enter bestätigen. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in der Beispieltabelle:

Die Beispieltabelle mit der hier gezeigten Formel finden Sie in der Mappe TuM_8_09.xls in der Tabelle „Verweissumme“.

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Höchsten Wert einer Zeile hervorheben

In einer Tabelle werden monatsweise die Absatzzahlen mehrerer Verkäufer verwaltet. In der Summenzeile soll nun der höchste Wert fett hervorgehoben werden, damit er auf einen Blick erkennbar ist.

Die folgende Abbildung zeigt die Beispieltabelle, in der in der Summenzeile 15 der höchste Wert mit dem Textattribut „fett“ versehen werden soll.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie am besten mit einer bedingten Formatierung unter Einsatz der Tabellenfunktion MAX. Das geht so: Markieren Sie durch einen Mausklick auf den Zeilenkopf die gesamte Zeile 15. Dann rufen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Bedingte Formatierung“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Box aktivieren Sie im Listfeld links die Option „Zellwert ist“. Dann öffnen Sie das mittlere Listfeld und aktivieren die Option „gleich“. In das Eingabefeld auf der rechten Seite der Dialogbox tragen Sie die folgende Formel ein:

=MAX(15:15)

Im nächsten Schritt müssen Sie bestimmen, in welcher Form die Zelle mit dem höchsten Wert dargestellt werden soll. Dazu klicken Sie die Schaltfläche „Format“ an. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie das Register „Schrift“:

Wählen Sie mit einem Mausklick unter „Schriftschnitt“ die Option „Fett“. Diese Auswahl bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

Damit landen Sie wieder in der Dialogbox „Bedingte Formatierung“. Schließen Sie diese Dialogbox mit der Schaltfläche „OK“. In der Tabelle ist darauf der höchste Wert in der Summenzeile fett hervorgehoben. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der bedingten Formatierung:

Die Beispieltabelle mit der hier gezeigten bedingten Formatierung finden Sie in der Mappe TuM_8_09.xls in der Tabelle „Höchstwert“.

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Zeichenzahl beschränken

In einer Tabelle soll zur Vermeidung von Eingabefehlern die Zahl der einzugebenden Zeichen für eine Artikelnummer auf exakt sieben festgelegt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie die Zellen, auf die die Beschränkung angewandt werden soll. Dann rufen Sie im Menü „Daten“ den Befehl „Gültigkeitsprüfung“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Box öffnen Sie das Listfeld „Zulassen“ und wählen mit einem Mausklick die Option „Textlänge“. Anschließend öffnen Sie das Listfeld „Daten“ und aktivieren die Option „gleich“. In das Eingabefeld „Länge“ tragen Sie die Zahl sieben ein.

Die folgende Abbildung zeigt, wie die Dialogbox nach diesen Einstellungen aussieht:

Aktivieren Sie nun in der Dialogbox das Register „Eingabemeldung“. Dort tragen Sie einen Titel und einen Text ein. Beide dienen zur Information des Benutzers und werden angezeigt, wenn die entsprechende Zelle aktiviert wird.

Als Nächstes aktivieren Sie das Register „Fehlermeldung“. Auch dort tragen Sie einen Titel und einen Text ein. Beide werden angezeigt, wenn ein Benutzer etwas in die Zelle eingibt, was nicht den von Ihnen festgelegten Kriterien entspricht – beispielsweise eine Artikelnummer mit nur fünf Zeichen.

Damit ist Ihre Gültigkeitsprüfung komplett eingerichtet. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“ und kehren damit zu Ihrer Tabelle zurück.

Wenn Sie nun die Zelle aktivieren, erscheint die festgelegte Eingabemeldung. Die folgende Abbildung zeigt das an einem Beispiel:

Wenn Sie nun eine Artikelnummer eintragen, die nicht aus exakt sieben Zeichen besteht, erscheint die folgende Fehlermeldung:

Mit der Schaltfläche „Wiederholen“ kehren Sie in die Eingabezelle zurück. Die Beispieltabelle mit der hier gezeigten Gültigkeitsprüfung finden Sie in der Mappe TuM_8_09.xls in der Tabelle „Gültigkeit“.

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Jetzt auch Excel-2007-Dateien online bearbeiten

Wie wir aus zahlreichen E-Mails und Gesprächen wissen, nutzen auch unsere Leser den kostenlosen Service von „Google docs“, um Arbeitsmappen schnell und einfach gemeinsam mit anderen Anwendern zu bearbeiten.

Die folgende Abbildung zeigt die Oberfläche zum Laden einer Arbeitsmappe in „Google docs“:

In der Vergangenheit war es ärgerlich, dass das XLSX-Format von Excel 2007 noch nicht unterstützt wurde. Dieses Problem ist jetzt behoben. Nun können auch XLSX-Dateien nach „Google docs“ hochgeladen werden.

Die Dateien werden automatisch konvertiert und stehen anschließend zur Bearbeitung und gemeinsamen Nutzung über den Online-Dienst zur Verfügung. Wenn Sie die Tabellenkalkulation von „Google docs“ noch nicht kennen, können Sie sie sich unter der folgenden Adresse anschauen:

http://spreadsheets.google.com

Die Nutzung ist kostenlos, Sie brauchen lediglich einen Google-Account.

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Probleme mit Sekundärachsen

Microsoft weist auf einen Bug hin, der nach der Installation des Service Packs 2 für Office 2007 Probleme bei der Arbeit mit Sekundärachsen in Diagrammen verursachen kann.

Wenn Sie in Ihren Diagrammen Sekundärachsen verwenden, können Ihre Grafiken nach der Installation des SP-2 für Office 2007 plötzlich anders aussehen, weil sich die Beschriftungen überschneiden.

In einer Techinfo bietet Microsoft den folgenden Workaround zur Lösung des Problems: Markieren Sie das betroffene Diagramm mit einem Mausklick. Rufen Sie dann die Funktion „Layout – Achsen – Horizontale Sekundärachse – Achse von links nach rechts anzeigen“ auf.

Weitere Informationen finden Sie in der Techinfo unter der folgenden Adresse:

http://support.microsoft.com/default.as px?scid=kb;en-us;971741&sd=rss& spid=11346

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