Hyperlink blitzschnell in eine Tabelle einfügen

Es kommt immer wieder vor, dass Hyperlinks auf Internetseiten in eine Excel-Tabelle eingetragen werden sollen. Natürlich funktioniert dies über die Zwischenablage oder mit dem Befehl „Einfügen – Hyperlink“. Hier ist ein schnellerer und komfortablerer Weg:

Markieren Sie in Ihrer Tabelle die Zelle, in die Sie den Hyperlink einfügen möchten. Dann drücken Sie die Tastenkombination Strg K. Daraufhin wird die folgende Dialogbox eingeblendet:

Starten Sie nun den Internet Explorer. Beachten Sie, dass der folgende Trick mit anderen Browsern, wie zum Beispiel dem Modzilla Firefox, nicht funktioniert. Für den Fall, dass der Internet Explorer bereits geöffnet ist, müssen Sie ihn natürlich nicht nochmals aufrufen. Wechseln Sie stattdessen mit der Tastenkombination Alt Tab zum Browserfenster.

Im Internet Explorer rufen Sie die Webseite auf, zu der Sie einen Hyperlink in Ihre Tabelle einfügen möchten. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft den Aufruf der Webseite http://www.computerwissen.de im Internet Explorer:

Wenn die gewünschte Seite geladen ist, wechseln Sie mit der Tastenkombination Alt Tab wieder zurück zu Ihrer Excel-Tabelle. Dort sehen Sie, dass die aufgerufene Webseite bereits in den Feldern „Anzeigen als“ und „Adresse“ in die Dialogbox „Hyperlink einfügen“ eingetragen ist. Die folgende Abbildung zeigt, wie das in der Dialogbox aussieht:

In das Eingabefeld „Anzeigen als“ können Sie noch einen sogenannten freundlichen Namen eintragen – zum Beispiel „Fachverlag für Computerwissen“. Dieser Text wird dann statt der URL in der Tabelle angezeigt. Der Link führt dann auf die gewünschte Webseite.

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox mit URL und freundlichem Namen:

Die Eingaben in der Dialogbox „Hyperlink einfügen“ bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Der Hyperlink erscheint folgendermaßen in Ihrer Tabelle:

Die Beispieltabelle mit dem hier gezeigten Hyperlink finden Sie in der Mappe TuM_7_09.xls in der Tabelle „Link“.

Schriftgröße an Spaltenbreite anpassen

Bei sehr langen Zellinhalten oder schmalen Spalten kann es schnell passieren, dass Inhalte nicht komplett dargestellt werden können. Das manuelle Anpassen der Schriftgröße ist dann mitunter recht aufwändig. Besser ist es in diesem Fall, die Zellen so zu formatieren, dass die Zellinhalte an die Zellgröße angepasst werden.

Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie die Zellen, die Sie formatieren möchten. Dann rufen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Zellen formatieren“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Ausrichtung“:

In dieser Dialogbox aktivieren Sie die Option „An Zellgröße anpassen“. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die Zellinhalte, die in den Zellen nicht dargestellt werden können, passt Excel in der Schriftgröße so an, dass sie in die Zellen passen. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus einer Beispieltabelle mit Zellinhalten in verschiedenen Größen:

Der Vorteil dieser Methode der Größenanpassung im Vergleich zur manuellen Formatierung liegt darin, dass die Formatierungen automatisch angepasst werden, wenn sich Zellinhalte oder Spaltenbreiten ändern. 

Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Formaten finden Sie in der Mappe TuM_7_09.xls in der Tabelle „Grösse“.

Schnelle Zahlenformatierung über die Tastatur

Während einige Excel-Anwender, wann immer es geht, die Maus benutzen, um Befehle aufzurufen, bevorzugen andere die Tastatur. Für die letztgenannten sind Tastenkombinationen besonders hilfreich.

Für die Formatierung gibt es davon einige. Für die Festlegung mehrerer Formatierungsoptionen bietet die Dialogbox „Zellen formatieren“ die meisten Optionen. Wenn Sie nicht den umständlichen Weg über die Menüs gehen möchten, erreichen Sie diese über die Tastenkombination Strg 1. Das geht schnell und klappt in allen Versionen. 

Wenn Sie nur einzelne Zahlenformate zuweisen möchten, gibt es noch schnellere Tastenkombinationen. Mit den folgenden Tasten weisen Sie in Kombination mit den Tasten Strg und Umschalt die folgenden Formate zu:

1: Tausendertrennzeichen und zwei Dezimalstellen

2: Exponentialformat mit zwei Dezimalstellen

3: Datumsformat mit Tag, Monat und Jahr

4: Währungsformat, zwei Dezimalstellen

5: Prozentformat

6: Standard-Zahlenformat

Die folgende Abbildung zeigt eine Tabelle mit allen Tastenkombinationen und ihrer Wirkungsweise:

Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Formaten finden Sie in der Mappe TuM_7_09.xls in der Tabelle „Formatierung“.

Jüngstes und ältestes Datum nach Kriterien finden

In einer Liste werden Online-Werbebuchungen verwaltet. Die Tabelle sieht folgendermaßen aus:

In der Beispieltabelle befinden sich 97 Datensätze. Darauf sind auch die folgenden Formeln ausgelegt. Für einen anderen Umfang müssen Sie diese entsprechend anpassen. 

In einem anderen Bereich der Tabelle sollen nun das jüngste und das älteste Datum zu einer Kombination der Kriterien „Kampagne“, „Partner-Nr.“ und „Landingpage“ abgefragt werden. Dazu legen Sie in dem gewünschten Bereich Felder für die drei Kriterien und die beiden Datumswerte an. Die folgende Abbildung zeigt das an der Beispieltabelle:

Für die Ermittlung des jüngsten Datums benötigen Sie eine Formel, in der Sie die Funktion MAX auf die Kriterien anwenden. Tragen Sie die folgende Formel in die Zelle F5 ein:

=MAX((A3:A99=F2)*(B3:B99=F3)*(C3:C99=F4)*D3:D99)

Die Eingabe dieser Formel müssen Sie unbedingt mit der Tastenkombination Strg Umschalt Enter bestätigen, da es sich um eine Matrixformel handelt. Anschließend weisen Sie der Zelle ein Datumsformat zu. Wenn Sie noch keine Kriterien eingegeben haben, liefert die Formel als Ergebnis den Wert null – bzw. beim Datumsformat den 00.01.1900.

Wenn Sie nun drei Kriterien in die Zellen F2:F4 eintragen, wird wie gewünscht das jüngste Datum ausgegeben, das allen drei Kriterien entspricht. Die folgende Abbildung zeigt das in der Beispieltabelle: 

Für die Abfrage des ältesten Datums können Sie nicht einfach in der Formel die Funktion MAX durch die Funktion MIN ersetzen. Das liegt daran, dass die Matrixformel auch Nullwerte liefert, die dann natürlich als kleinster Wert angesehen werden.

Beim Einsatz von MAX kann das ignoriert werden. Sie müssen also zusätzlich eine Wenn-Abfrage integrieren, die jeweils überprüft, ob Kriterien und Zellinhalte identisch sind. Tragen Sie dazu die folgende Formel in die Zelle F6 ein:

=MIN(WENN((A3:A99=F2);1;50000)*WENN((B3:B99=F3);1;50000)*WENN((C3:C99=F4);1;50000)*D3:D99)

Da es sich auch bei dieser Formel um eine Matrixformel handelt, müssen Sie die Eingabe wieder mit Strg Umschalt Enter bestätigen. Auch die Formatierung der Ergebniszelle als Datum ist nötig. 

Die folgende Abbildung zeigt die Berechnung des ältesten Datums mit der Formel in der Beispieltabelle: 

Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Formeln finden Sie in der Mappe TuM_7_09.xls in der Tabelle „Datum“.

Ordnerverknüpfung für den schnellen Zugriff auf Dateien

Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel eine Tabelle öffnen möchten, beginnt Excel in den Standardeinstellungen die Suche erst einmal im Ordner „Eigene Dateien“. Das ist vor allem dann störend, wenn Sie Ihre Mappen auf anderen Laufwerken ablegen. 

Eine Methode, dieses Problem zu umgehen, ist die Definition eines anderen Standard-Speicherorts. Auch eine Verknüpfung in der Umgebungsleiste wäre eine Variante. Flexibler sind Sie mit einer Ordnerverknüpfung in den „Eigenen Dateien“. Das bietet sich vor allem an, wenn Sie mit mehreren Laufwerken und/oder Ordnern arbeiten.

Folgendermaßen legen Sie im Ordner „Eigene Dateien“ eine Ordnerverknüpfung zu Ihren bevorzugten Ordnern an: Starten Sie erst Excel und anschließend den Windows-Explorer. Wechseln Sie im Windows-Explorer zu dem Ordner, zu dem Sie eine Verknüpfung anlegen möchten. Die folgende Abbildung zeigt einen solchen Ordner:

In Excel rufen Sie dann den Befehl „Öffnen“ im Menü „Datei“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox, die den Inhalt des Ordners „Eigene Dateien“ oder, in Windows Vista, den Inhalt des persönlichen Dokumentenordners anzeigt:

Wechseln Sie anschließend mit der Tastenkombination Alt Tab wieder zum Windows-Explorer. Von dort ziehen Sie den Ordner, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Excel-Symbol in der Windows-Taskleiste.

Sobald das Excel-Fenster in den Vordergrund kommt, ziehen Sie den Mauszeiger bei weiterhin gedrückter linker Maustaste in den Dateibereich der Dialogbox „Datei öffnen“. Dann drücken Sie gleichzeitig die Tasten S und H.

Neben der Ordnergrafik unter dem Mauszeiger wird daraufhin ein kleines Verknüpfungssymbol angezeigt. Abschließend lassen Sie die Maustaste und dann auch die Tasten S und H los. Im Ordner „Eigene Dateien“ bzw. im Dokumentenordner steht Ihnen somit ein neuer Eintrag mit dem Namen der Verknüpfung zur Verfügung. Die folgende Abbildung zeigt eine solche Verknüpfung:

Wenn Sie auf dieser Verknüpfung einen Doppelklick ausführen, können Sie ganz schnell die gewünschten Dateien zum Öffnen auswählen.

Tipp: Auf die beschriebene Art und Weise können Sie beliebig viele Verknüpfungen zu unterschiedlichen Ordnern und Laufwerken anlegen. Damit sind Ihre individuellen Speicherorte immer nur einen Doppelklick entfernt.

Probleme mit einigen Layout-Optionen

Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die Probleme mit Layout-Optionen haben. Konkret geht es dabei um Druckbereiche, Wiederholungszeilen und Wiederholungsspalten. 

Die dazugehörigen Optionen können dann nicht ausgewählt werden, wobei es so ist, dass diese Einschränkungen nicht grundsätzlich bestehen, sondern nur hin und wieder zu beobachten sind.

Das beschriebene Problem ist bekannt und hat auch einen Grund. Es tritt immer dann auf, wenn Sie die Dialogbox „Seite einrichten“ nicht aus der Tabelle selbst, sondern aus der Layoutansicht aufrufen. Zudem tritt es auf, wenn Sie beim Aufruf der Dialogbox aus der Tabelle mehrere Tabellenblätter gruppiert haben.

Die folgende Abbildung zeigt, wie die Dialogbox mit deaktivierten Optionen aussieht:

Um das Problem zu umgehen, rufen Sie „Seite einrichten“ nur aus der Standardansicht auf und achten zuvor darauf, dass keine Tabellen gruppiert sind.

Makros weitergeben

Wenn Sie ein Makro an jemanden weitergeben möchten, damit er es in seinen Tabellen einsetzen kann, ist es am einfachsten, eine Mappe zu kopieren, die das Makro enthält. Wenn der Empfänger es allerdings in einer Mappe nutzen möchte, die schon andere Makros enthält, sollten Sie das Makro einzeln weitergeben. Folgendermaßen gehen Sie dazu vor:

Öffnen Sie die Tabelle, die das weiterzugebende Makro enthält. Dort drücken Sie die Tastenkombination Alt F8. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Dialogbox markieren Sie das entsprechende Makro mit einem Mausklick und klicken auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Das Makro öffnet sich daraufhin im Visual-Basic-Editor. Dort rufen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Exportieren“ auf.

In der folgenden Box legen Sie einen Namen und einen Speicherort fest. Diese Datei können Sie weitergeben oder per E-Mail verschicken. Der Empfänger speichert die Datei auf seiner Festplatte. Dann ruft er mit der Tastenkombination Alt F11 den Visual-Basic-Editor auf.

Über den Befehl „Datei importieren“ im Menü „Datei“ kann er das Makro in seine Tabelle einfügen und dort damit arbeiten.

Probleme bei der Bearbeitung von Tabellen in Dokumenten

Word 2007 bietet Ihnen die Möglichkeit, Kalkulationen aus Excel 2007 in Dokumente einzubetten. Das ist sehr komfortabel und funktioniert mit neuen und bereits bestehenden Tabellen. 

Aktuell treten Probleme auf, wenn Sie das Dokument und die eingebettete Arbeitsmappe in ein anderes Verzeichnis verschieben. Dann kann die Excel-Datei nicht mehr in Word bearbeitet werden. Ein Doppelklick auf das Objekt, das sich zur Bearbeitung in Excel öffnen sollte, führt dann zu einer Fehlermeldung.

Einen Bugfix, der dieses Problem behebt, gibt es derzeit nicht. Eine Lösung besteht darin, das alte DOC-Format anstelle von DOCX zu verwenden.

Weitere Informationen liefert Microsoft in einer Techinfo:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;961244&sd=rss&spid=11377

Kostenloser ODF-Konverter

OpenOffice, die kostenlose Office-Alternative, erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Das führt dazu, dass auch immer mehr Excel-Anwender Bedarf haben, Arbeitsmappen im ODF-Format lesen und schreiben zu können. Mit dem Service Pack 2 ist Excel 2007 bereits standardmäßig in der Lage, ODF-Dateien zu schreiben und zu lesen. Die Anwender der Vorgängerversionen sind auf Zusatzprogramme angewiesen.

Neben dem ODF-Konverter von Microsoft, den wir hier bereits vorgestellt haben, bietet die Firma Sun eine interessante Alternative. Diese wurde kürzlich auf die Version 3.1 aktualisiert. 

Die Downloadseite steht nur in englischer Sprache zur Verfügung. Der Konverter unterstützt allerdings auch die deutschen Office-Versionen und wurde übersetzt. Das ODF-Plugin für Office können Sie unter der folgenden Adresse kostenlos herunterladen: 

http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/index.jsp

Support eingestellt

Nach ziemlich genau zehn Jahren hat Microsoft im vergangenen Sommer den Support für die Office-Version 2000 eingestellt.

Für Sie als Anwender fällt dabei am meisten ins Gewicht, dass damit auch keine Updates mehr entwickelt werden. Wir empfehlen dringend den Umstieg auf eine aktuellere Version, bei der Sie sicher sein können, dass Sicherheitsupdates und Patches angeboten werden.