Meist enthalten VBA-Programme Teile, in denen mit dem Anwender interaktiv Daten ausgetauscht werden. Die besten Oberflächen dafür sind Dialogfelder. Allerdings ist der Aufbau eigener Dialoge mit dem Dialogeditor schwierig und langwierig. Sie können Dialogfelder aber auch direkt aus VBA heraus erzeugen.

Über die WENN-Funktion können Sie einfach und schnell Abfragen in Ihren Tabellen durchführen und je nach Ergebnis unterschiedliche Konsequenzen ziehen. Erfahren Sie, wie Sie WENN-Funktionen richtig einsetzen und schrittweise aufbauen und verschachteln. Erzeugen Sie auf diesem Weg schnell und einfach Ihre Das-würde-passieren-wenn-Analysen. In diesem Beitrag werden die folgenden beiden Methoden solcher Analysen Schritt für Schritt beschrieben:

• Einfache Verzweigung über WENN-Funktionen professionell einrichten

• Sichere Verzweigung über erweiterte WENNFormeln erstellen

Das Zählen von Inhalten gehört zu den wichtigsten Auswertungen, die Sie in Ihren Listen vornehmen müssen. Wie Sie Daten in Ihren Listen am besten zählen und welche Besonderheiten Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag. Die folgenden Zählmethoden werden dabei behandelt:

• Anzahl gefüllter Zellen

• Texte und Zahlen

• Unterschiedliche Inhalte

• Monate eines Jahres

• Werte innerhalb eines Wertebereichs

Welcher Mitarbeiter hat im Februar Geburtstag? Welcher Kunde hat im Mai erstmals bestellt? Wenn Sie solche Fragen beantworten möchten, hilft Ihnen eine Sortierung, die sich nach den Monaten von Datumswerten richtet.

Die größte Fehlerquelle bei der Arbeit mit Excel und vielen anderen Programmen ist und bleibt der Mensch. Fehlerhafte Eingaben in Tabellen können drastische Auswirkungen haben und werden häufig gar nicht oder erst spät bemerkt.

Tabellen und Kalkulationen werden schnell unübersichtlich. Da hilft es, Kommentare einzusetzen, um auf Besonderheiten hinzuweisen, Berechnungen zu erläutern oder andere Hinweise zu geben.

Indem Sie Bereichen in Excel Namen geben, schaffen Sie mehr Komfort und Übersicht bei Ihrer Arbeit mit Ihren Kalkulationen. In diesem Beitrag sind einige Top- Tipps und -Tricks zu diesem Thema zusammengefasst: 

• Namen blitzschnell definieren

• Namen für Tabellen automatisch erstellen

• Unnötige Namen komfortabel löschen

Ihre Kalkulationen liefern nicht die richtigen Ergebnisse, obwohl keine Fehlerwerte oder Fehlermeldungen zu sehen sind? Dann gilt es, inhaltliche und logische Fehler in Ihren Berechnungen aufzuspüren. Auch dabei müssen Sie auf die Hilfe von Excel nicht verzichten.

In Säulendiagrammen besitzt jede Datenreihe ihre eigene Säulenfarbe. Die Farbe der einzelnen Säulen ist jeweils festgelegt und kann nicht dynamisch geändert werden. In diesem Beitrag wird Schritt für Schritt eine Methode entwickelt, mit der Sie die Farbe der Säulen dynamisch über die Höhe der dazugehörigen Werte steuern. Die Grenzwerte der Farben legen Sie komfortabel in separaten Zellen fest. Die Methode besteht aus den folgenden drei Schritten:

• Grenzen und Farben definieren

• Datentabelle erweitern und über Formeln füllen

• Diagramm anpassen

• Diagramm formatieren

Wenn Sie dafür sorgen möchten, Inhalte nach bestimmten Merkmalen gegenüber anderen Inhalten in Ihren Tabellen hervorzuheben, ist die bedingte Formatierung ideal. Richtig effizient wird dieses Werkzeug auch in den neuesten Excel-Versionen erst dann, wenn Sie Formeln zur Bestimmung der Inhalte festlegen, die hervorgehoben werden sollen. Erfahren Sie, wie Sie Formeln für die bedingte Formatierung aufbauen und einrichten. Hier stellen wir Ihnen die bedingte Formatierung mit Formeln vor und zeigen anhand einiger Beispiele, welche Möglichkeiten Sie damit haben. Dabei geht es um die folgenden Aspekte:

• Grundlagen der bedingten Formatierung

• Einsatz von Formeln für die Formatierung

• Tipps für die bedingte Formatierung

• Praxisbeispiele für die bedingte Formatierung

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Daten aus anderen Anwendungsprogrammen in Excel-Tabellen importiert werden müssen, damit sie ausgewertet oder weiterverarbeitet werden können.
Hier lesen Sie, wie Sie Daten aus anderen Programmen in Excel importieren. Erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen und was Sie beachten müssen. Dabei geht es um die folgenden Aspekte:

• Statischer oder dynamischer Datenimport

• Import von Textdateien

• Import von CSV-Dateien

Entwicklungen und zeitliche Abläufe innerhalb einzelner Datenpunkte stellen Sie professionell, übersichtlich und anschaulich mit überlappenden Säulendiagrammen dar. Indem Sie dabei Farbverläufe einsetzen, steigern Sie die Aussagekraft noch weiter. Wie Sie solche Diagramme erstellen und dabei Farbverläufe für die einzelnen Datenpunkte formatieren, wird in diesem Beitrag Schritt für Schritt erläutert. Die folgenden Schritte sind dabei erforderlich:

• Datentabelle anlegen

• Säulendiagramm erstellen

• Überlappung definieren

• Farbverlauf einrichten

Erstellen Sie neue, eigene Tabellenfunktionen, die wie SUMME, WENN oder andere Standardfunktionen genutzt werden können. Der Vorteil: Sie können individuelle Berechnungen über eine Tabellenfunktion anbieten, ohne dass der Anwender die Details der Berechnung zu Gesicht bekommt.

Wenn Sie Daten importieren oder aus einer anderen Quelle geliefert bekommen, treten diese teilweise innerhalb der Zellen in mehreren Zeilen auf. Wie Sie solche Daten sicher aus den einzelnen Zellen extrahieren, erfahren Sie in diesem Beitrag. Dabei gibt es grundsätzlich drei verschiedene Formeln, um die Daten aus den Zellen zu extrahieren:

• Daten aus der ersten Zeile der Zelle extrahieren

• Daten aus der letzten Zeile der Zelle extrahieren

• Daten aus einer „mittleren“ Zeile der Zelle extrahieren

Sie möchten eine Reihe von Excel-Arbeitsmappen automatisch erzeugen? Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Tabellen vorbereiten möchten, mit denen Daten erfasst oder verwaltet werden sollen.

Sie möchten Ihre Kalkulationen mit unterschiedlichen Daten ausprobieren und testen? So erkennen Sie schnell, ob alle Berechnungen genau so arbeiten, wie Sie sich das vorstellen.

Sie möchten eine Berechnung möglichst kompakt in einer Formel zusammenfassen? Damit Sie beim Verschachteln der Funktionen, Argumente und Klammern nicht die Übersicht verlieren, bauen Sie die Formel schrittweise auf, testen alle Einzelteile auf ihre Funktion und setzen die Bausteine anschließend zu Ihrer Wunschformel zusammen – fehlerfrei und lauffähig. Über die folgenden drei Tricks bauen Sie auch komplexe Formeln fehlerfrei auf:

• Einzelschritte definieren

• Einzelberechnungen ausführen

• Formel zusammenbauen

Die SUMME-Funktion ist wahrscheinlich die bekannteste aller Excel-Funktionen. Bei komplexen Kalkulationen reicht es aber in der Regel nicht aus, Zellen „normal“ zu addieren. Das heißt, Sie kommen mit der SUMME-Funktion alleine nicht weiter. Über die folgenden Methoden bilden Sie auch spezielle Summen:

• Summe innerhalb eines Wertebereichs blitzschnell bilden

• X größte Werte professionell summieren

• Bedingte Summe in nicht zusammenhängenden Bereichen perfekt ermitteln

Sie möchten Formeln nicht immer wieder neu eingeben, wenn Sie neue Daten erhalten? Dann automatisieren Sie die Auswertung großer Datenmengen. Dazu legen Sie Ihre individuelle Auswertungstabelle an und trennen diese von den eigentlichen Daten. Die Daten lesen Sie anschließend auf Knopfdruck neu ein. So ist es nicht erforderlich, neue Daten immer wieder neu aufzubereiten. Über die folgenden fünf Schritte erstellen Sie zentrale Auswertungstabellen für Ihre Daten:

• Verknüpfung mit Quelldaten anlegen

• Auswahlliste für die Quellen einbinden

• Formeln für Datentransfer einbinden

• Auswertungsformeln einbinden

• Einfach neue Daten auswerten

Spüren Sie Fehler in Ihren Kalkulationen systematisch auf, indem Sie vom fehlerhaften Ergebnis aus starten und den Fehler schrittweise zurückverfolgen. Excel bietet Ihnen zu diesem Zweck passende Hilfsprogramme an, die Sie bei der Fehlersuche unterstützen.

Kombinieren Sie Daten aus mehreren Zellen bequem in einer einzigen Zelle. So können Sie nicht nur Adressdaten bequem aus Name, Vorname usw. zusammensetzen, sondern auch andere Inhalte nach Wunsch zusammenführen.

Beim Vergleich verschiedener Datenreihen ist die Darstellung in einem einzelnen Diagramm oft nicht die optimale Lösung. Für einen komfortablen Vergleich solcher Daten ist die Darstellung in vielen kleineren Einzeldiagrammen sinnvoll und erforderlich. Wie Sie solche multiplen Diagramme perfekt in Ihre Arbeitsblätter einbinden, wird in diesem Beitrag Schritt für Schritt erarbeitet:

• Erstes Diagramm erstellen

• Größe und Position anpassen

• Diagramminhalte anpassen

• Diagramm multiplizieren

• Individuelle Daten anpassen

• Skalierung optimieren

• Externe Beschriftung einbinden

Excel bietet eine Vielzahl von Standardfunktionen wie SUMME oder WENN an. Aber Sie können Excel auch um eigene Tabellenfunktionen ergänzen, die Sie per VBA-Makro einbinden. Das ist praktisch, um bestimmte Rechenschritte in einer Funktion zusammenzufassen.

Je umfangreicher die Datenbestände auf Ihrem PC oder in Ihrem Netzwerk werden, desto schwieriger ist es, die Übersicht über die Texte, Kalkulationen, Präsentationen und anderen Dateien zu behalten. Neben Excel- Arbeitsmappen befinden sich schließlich auch noch andere Dokumente auf Ihrem PC oder im Netzwerk: Präsentationen, Word-Dokumente, PDF-Dateien, Bilder und vieles mehr.

Erfahren Sie, mit welchen Methoden Sie Berechnungen in Tabellen beschleunigen können, und sorgen Sie in komplexen Tabellen dafür, dass die Formeln und Funktionen schneller arbeiten. Das erledigen Sie über die richtige Organisation Ihrer Tabellen, die Vereinfachung von Formeln, das Zusammenfassen von Berechnungen und einige andere Maßnahmen. Im Detail geht es um:

• Hardware

• Kontrolle von Neuberechnungen

• Matrixformeln und -funktionen

• Länge von Formeln

• Grafiken

• Externe Verweise

Beim Sortieren ab Excel 2007 hat sich einiges geändert. In diesem Beitrag werden Ihnen die besten Tipps und Tricks zum Sortieren in den beiden neuen Excel- Versionen vorgestellt.

Fehlerhaft oder lückenhaft eingegebene Daten erschweren jede Auswertung oder Weiterverarbeitung in Ihren Mappen. Legen Sie deshalb professionelle Eingabemasken in Ihren Tabellen an, um Anwendern die Eingabe und Erfassung von Daten zu erleichtern. Damit sorgen Sie dafür, dass nur erlaubte Daten in Ihre Tabellen integriert werden und keine ungültigen Daten auftauchen. Um solche Eingabemasken für eine fehlerfreie Dateneingabe anzulegen, sind vier Schritte erforderlich:

• Liste für die Dateneingabe anlegen

• Beschränkung für die Dateneingabe definieren

• Eingabemeldung formulieren

• Fehlermeldung festlegen

Das Filtern von Daten beherrscht jeder Anwender von Excel – vermeintlich. Aber die Filterfunktionalität birgt viele Geheimnisse, die nur ein Profi tatsächlich kennt und effektiv einsetzen kann. In diesem Beitrag werden Ihnen einige besonders nützliche Methoden vorgestellt, mit denen Sie Ihre Daten noch effektiver filtern können:

• Gefilterte Daten sortieren

• Filterkriterien speichern

• Nur einmalige Einträge filtern

Bei vielen Anwendungen müssen direkt in einer Tabelle nicht nur die korrekten Berechnungsergebnisse erkennbar sein, sondern auch der Weg, der zu den Ergebnissen geführt hat. Dieser Beitrag zeigt, wie Formeln und Berechnungsvorgaben in einem Zug mit Excel angelegt und klar und transparent nachvollzogen werden können.

Sie möchten dafür sorgen, dass sich Zeilen in einer Tabelle voneinander abheben? Das können Sie erreichen, indem Sie für jede x-te Zeile in Ihrer Tabelle eine andere Formatierung festlegen. So erhalten Sie eine Liste, in der Sie sich schnell zurechtfinden und immer wissen, welcher Inhalt zu welcher Zeile gehört.

Beim Datenimport können viele unterschiedliche Probleme auftreten. Manche Probleme lösen Sie über einen speziellen Menübefehl, andere über eine bestimmte Formel und wieder andere durch eine bestimmte Vorgehensweise. In diesem Beitrag erhalten Sie Tipps und Tricks zu den wichtigsten Lösungen für die häufigsten Importprobleme:

• Rechtes Minuszeichen abfangen

• Datumsformat nicht änderbar

• Zahlen erscheinen als Text

• Überflüssige Leerzeilen löschen

In diesem Beitrag wird Ihnen eine Methode vorgestellt, wie Sie Ihre Daten professionell prozentual auswerten und in Prozentdiagrammen darstellen. Neben einer prozentualen Steigerung zwischen den Datenpunkten wird die prozentuale Steigerung relativ zu einem Basiswert berechnet und dargestellt. Die benötigten Formeln und die Erstellung der Diagramme werden Schritt für Schritt erläutert.

In vielen Unternehmen wird neben Excel auch Access eingesetzt. Damit werden z. B. Lagerbestände, Aufträge, Produktionsdaten oder Kundeninformationen verwaltet. Sie können Daten manuell aus einer Excel- Arbeitsmappe in eine Access-Datenbank importieren. Das macht aber viel Arbeit, wenn diese Aufgabe mit neuen Daten häufig wiederholt werden muss.

Sie möchten ein einzelnes Tabellenblatt einer Excel- Arbeitsmappe weitergeben? Damit können Sie Berechnungen an Kollegen weiterleiten oder Geschäftspartner mit Listen und Tabellen versorgen.

Wenn Sie ganz genau wissen möchten, wie Ihre Formeln arbeiten, können Sie die Formelüberwachung verwenden. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Formelüberwachung in der Praxis einsetzen, um die Inhalte und Ergebnisse von Formeln zu prüfen und zu überwachen.

Es gibt unterschiedliche Methoden, um Inhalte automatisch in Excel einzutragen. Dabei bieten sich Ihnen je nach Methode unterschiedliche Möglichkeiten der Einflussnahme. Welche Methode Sie wie benutzen und welche Möglichkeiten Ihnen dabei offenstehen, wird in diesem Beitrag ausführlich beleuchtet:

• AutoAusfüllen-Funktionalität der Zellmarkierung

• Automatische Reihen mit Schrittweite ausfüllen

• Formeln zum automatischen Ausfüllen