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Hier finden Sie die neuesten Informationen und Kurztipps aus Ausgabe 5/09 (20.05.09)
Konvertierung
Mehrere Mappen ins neue XLSX-Format umwandeln
Seit der Einführung von Excel 2007 und der damit einhergehenden Umstellung auf das neue XLSX-Format ist schon einige Zeit vergangen. Auf zahlreichen Rechnern liegen aber immer noch Unmengen an Arbeitsmappen im XLS-Format der Vorgängerversionen.
Diese kann Excel 2007 zwar verarbeiten, aber praktischer wäre doch ein einheitliches Format. Allein der Aufwand für die manuelle Umwandlung der Arbeitsmappen vom alten Format in das neue hält viele Unternehmen, die zum Teil noch Tausende alter Tabellen haben, von der Konvertierung ab. Diese „Ausrede“ zählt nun nicht mehr.
Microsoft stellt ein Tool zur Verfügung, mit dem Sie Excel-Arbeitsmappen ganz schnell und automatisiert das neue Dateiformat konvertieren können. Mit dem kostenlosen „Microsoft Office Migration Planning Manager“ wandeln Sie den Inhalt eines kompletten Ordnersvom XLS- in das XLSX-Format um. Sie finden das Tool auf der Webseite von Microsoft unter der folgenden Adresse:
Nach dem Herunterladen öffnen Sie Ihren Download-Ordner und führen auf der heruntergeladenen Datei einen Doppelklick aus. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
Über das Kästchen links unten akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen und klicken dann auf die Schaltfläche „Continue“. Daraufhin erscheint das folgende Fenster:
In dieser Dialogbox legen Sie den Ordner fest, in den die Dateien des Tools installiert werden sollen. Nach ein paar Sekunden vermeldet die folgende Box, dass die Dateien entpackt sind:
Für den Einsatz des Konvertierungs-Tools benötigen Sie das „Office Compatibility Pack“ von Microsoft. Beachten Sie unbedingt, dass es auch dann erforderlich ist, wenn auf dem Rechner Office 2007 bereits installiert ist. Das Compatibility Pack können Sie unter der folgenden Adresse kostenlos herunterladen:
Starten Sie die Installation des Compatibility Packs mit einem Doppelklick. Folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, bis die Installation beendet ist. Anschließend öffnen Sie den Ordner, in den Sie die Dateien des Konvertierungs-Tools entpackt haben. Dort finden Sie den Unterordner „Tools“. Aus diesem laden Sie die Datei OFC.INI in einen Text-Editor, zum Beispiel den Editor von Windows oder das Programm Wordpad. Die folgende Abbildung zeigt die DateiOFC.INI im Standard-Editor von Windows:
Mit dem Editor suchen Sie im geladenen Dokument nach der folgenden Zeile:
;fldr=C:\Documents and Settings\Administrator\My Documents
In dieser Zeile löschen Sie vorne das Semikolon. Hinter dem Gleichheitszeichen tragen Sie den Pfad zu dem Ordner ein, in dem sich die XLS-Dateien befinden, die Sie konvertieren möchten. Anschließend speichern Sie die Änderungen und schließen die Datei. Fürden Start der Konvertierung führen Sie im Ordner „Tools“ auf der Datei OFC.EXE einen Doppelklick aus. Das Tool beginnt daraufhin in einem kleinen, schlecht lesbaren DOS-Fenstermit der Umwandlung und zeigt Ihnen an, welche Dateien bearbeitet werden. Die folgende Abbildung zeigt die Konvertierung:
Sobald die Konvertierung Ihrer Arbeitsmappen abgeschlossen ist, wird das Fenster geschlossen. In dem Ordner, in dem sich die zu konvertierenden Daten befinden, hat das Tool einen Unterordner mit dem Namen „Converted“ angelegt. In diesem befinden sich die Arbeitsmappen im neuen XLSX Format. Die Mappen im XLS-Formatbleiben im ursprünglichen Ordner erhalten.
Formatierung
Schaltfläche für optimale Spaltenbreite
Obwohl die Einstellungen für die optimale Spaltenbreite mit einem Doppelklick auf einen Spaltenkopf recht bequem zu erreichen sind, erhalten wir immer wieder Anfragen, ob das nicht über die Symbolleiste zu machen ist.
In den Standard-Symbolleisten ist eine Schaltfläche für die optimale Spaltenbreite nicht vorgesehen. Sie können aber eine Schaltfläche für diese Aufgabe in eine der bestehenden Symbolleisten integrieren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Beim Einsatz von Excel bis zur Version 2003 rufen Sie im Menü „Ansicht“den Befehl „Symbolleisten“ und im verzweigenden Menü den Befehl „Anpassen“auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
Im Excel-Menü klicken Sie nun im Menü „Format“ auf den Befehl „Spalte“und im verzweigenden Menü auf den Befehl „Optimale Breite festlegen“. Mit gedrückt gehaltener Strg-Tasteziehen Sie das Untermenü-Element dann mit der Maus an eine beliebige Position auf einer der sichtbaren Symbolleisten.
In die Symbolleiste wird anschließendeine Schaltfläche mit der Befehlsbeschriftung eingefügt. Die folgende Abbildung zeigt die eingefügte Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste:
Tipp: Wenn Sie möchten, können Sie die eingefügte Schaltfläche mit der rechten Maustaste anklicken und über das Kontextmenü die Beschriftung im Feld „Name“ ändern. Alternativ können Sie im Kontextmenü den Befehl „Schaltflächensymbol ändern“ wählen, um ein Platz sparendes Symbol zuzuweisen.
Wenn Sie Ihre Anpassungen vorgenommen haben, schließen Sie die Dialogbox „Anpassen“ mit einem Klick auf „OK“. Wenn Sie Excel 2007 einsetzen, finden Sie den Befehl zur automatischen Anpassung der Spaltenbreite auf der Multifunktionsleiste „Start“ unter „Format– Spaltenbreite automatisch anpassen“.
Für den schnelleren Zugriff auf den Befehl können Sie ihn folgendermaßen der Schnellzugriffsleiste hinzufügen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Schnellzugriffsleiste. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie den Befehl „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ auf. Daraufhin erscheint eine Dialogbox. In dieser Box öffnen Sie das Listfeld „Befehle auswählen“. Aus der Liste wählen Sie mit einem Mausklick die Option „Alle Befehle“.
In der Liste darunter werden alle Menü-Befehle von Excel 2007 angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt dieses Dialogfensters:
Wählen Sie in der Befehlsliste links den Befehl „Spaltenbreite automatisch anpassen“ mit einem Mausklick aus. Dann klicken Sie in der Mitte der Dialogbox auf „Hinzufügen“. Nach der Bestätigung dieser Einstellung mit „OK“ erscheint die gewünschte Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht:
Namen
Bereichsnamen-Liste anlegen
Gerade bei der Arbeit mit komplexen Kalkulationen bietet der Einsatz von Bereichsnamen eine Menge Vorteile.
So sind beispielsweise lange Formeln sehr viel übersichtlicher und besser zu kontrollieren. Auch das Markieren von mit Namen versehenen Zellbereichen ist sehr praktisch.
Problematisch ist nur, wenn Sie bei den Übersicht bringenden Namen den Überblick verlieren. Abhilfe schafft eine Liste mit allen in einer Tabelle enthaltenen Bereichsnamen. Diese legen Sie folgendermaßen an:
Markieren Sie in Ihrer Tabelle die Zelle, in der die Liste der Bereichsnamen beginnen soll. Dann drücken Sie die Taste F3. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
In dieser Liste klicken Sie auf die Schaltfläche „Liste einfügen“. Daraufhin wird die Dialogbox geschlossen. In Ihrer Tabelle erscheint dann eine Liste aller definierten Bereichsnamen. Diese enthält neben den Namen auch die dazugehörigen Zellbereiche. Die folgende Abbildung zeigt eine solche Bereichsnamenliste aus einer
Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Bereichsnamen finden Sie in der Mappe TuM_5_09.xls in der Tabelle „Namen“.
Beschränkungen
Spaltenzahl bei älteren Tabellen in Excel 2007
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Anwendern, die auf Excel 2007 umgestiegen sind, weil ihnen unter anderem die erweiterten Möglichkeiten in der Zeilen- und Spaltenzahl wichtig sind. Bei der Bearbeitung von Mappen aus einer der Vorgänger-Versionen stehen die zusätzlichen Zeilen und Spalten dann aber nicht zur Verfügung.
Das ist richtig und hängt damit zusammen, dass die Größe von Arbeitsmappen im Excel-97-2003-Format auch unter Excel 2007 auf maximal 65.536 Zeilen und 256 Spalten begrenzt ist. Um die vollen Möglichkeiten von Excel 2007 nutzen zu können, müssen Sie Ihre Dateien im neuen XLSX-Format von Excel 2007 speichern.
Bedenken Sie dabei, dass potenzielle Empfänger einer solchen Datei auch Excel 2007 zur Verfügung haben müssen. Alternativ können Sie auch das Compatibility Pack verwenden, das wir in diesen Tipps und Meldungen im Beitrag Konvertierung vorstellen.
Weiterhin ist zu beachten, dass Dateien im neuen XLSX-Format von Excel 2007 unter Excel in einer früheren Version auch nur 65.536 Zeilen und 256 Spalten besitzen. Alle 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten stehen nur in Excel 2007 zur Verfügung.
Formatierung (2)
Zahlen mit führender Null und Tausendertrennzeichen
Eine Excel-Tabelle enthält eine Liste sechsstelliger Zahlen. Diesen sollen eine führende Null und Tausendertrennzeichen hinzugefügt werden.
Wichtig ist, dass die ursprünglichen Zahlen erhalten bleiben, da mit ihnen weitere Berechnungen durchzuführen sind. Eine Umwandlung in Text scheidet also aus. Für die Lösung dieser Aufgabenstellung benötigen Sie keine Formel. Der beste Weg führt über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie die Zellen, die wie oben beschrieben formatiert werden sollen. Dann rufen Sie mit der Tastenkombination Strg F1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf. In dieser Box aktivieren Sie das Register „Zahlen“. Auf der linken Seite klicken Sie auf die Kategorie „Benutzerdefiniert“. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Dialogbox dann aussieht:
In dieser Box geben Sie in das Feld „Typ“ die folgende Formatierungsanweisung ein:
"0."###"."###
Diese Eingabe bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die Zahlen in Ihrer Tabelle erscheinen daraufhin in der gewünschten Form. Die folgende Abbildung zeigt, wie das in einer Beispieltabelle aussieht:
Die Beispieltabelle mit den hier vorgestellten Formaten finden Sie in der Mappe TuM_5_09.xls in der Tabelle „Zahlenformat“.
Externe Bezüge
Formatierungen erhalten
Eine Tabelle wird mit dynamischen Verknüpfungen in ein anderes Blatt kopiert. Dabei gehen bei der herkömmlichen Methode die Formatierungen der Quelltabelle verloren. Das muss aber nicht sein.
Folgendermaßen erstellen Sie verknüpfte Tabellen, wobei die Formate der Quelle erhalten bleiben: Markieren Sie in der Quelltabelle den zu verknüpfenden Bereich und kopieren Sie den Bereich mit der Tastenkombination Strg C in die Zwischenablage. Markieren Sie dann in der Zieltabelle die erste Zelle, an der die Verknüpfung eingefügt werden soll. Klicken Sie die Zelle mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl „Inhalte einfügen“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
In dieser Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfen“. Excel fügt die Daten dann unformatiert ein.
Klicken Sie nun den Zielbereich erneut mit der rechten Maustaste an und rufen Sie wieder „Inhalte einfügen“ auf. Jetzt aktivieren Sie die Option „Formate“ und klicken auf „OK“. Bei Bedarf können Sie den Vorgang nochmals wiederholen, um mit der Option „Spaltenbreite“ auch die Spaltenbreiten zu übernehmen.
Zwei Beispieltabellen mit den hier vorgestellten erhalten gebliebenen Formatierungen finden Sie in der Mappe TuM_5_09.xls in den Tabellen „FormatKopie1“ und „FormatKopie2“.
Excel 2007
Vorsicht beim Verschieben von Tabellenblättern
Wenn Sie Tabellenblätter von einer Arbeitsmappe in eine andere verschieben möchten, ist das theoretisch ganz einfach: Tabelle markieren, Rechtsklick auf dem Register „Verschieben/Kopieren“ im Kontextmenü, Zielmappe wählen, fertig. Ein neuer Bug führt nun dazu, dass Excel 2007 nach der Bestätigung der Dialogbox einfach abstürzt.
Der Fehler tritt auf, wenn Sie unter Excel 2007 mit Dateien im XLS-Format älterer Excel-Versionen arbeiten. Unter der folgenden Adresse können Sie ein kostenloses Hotfix zu diesem Bug bei Microsoft anfordern:
http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=966310&kbln=enus
Excel 2007 (2)
Bearbeitung einer Datenreihen-Formel führt zu Absturz
Wenn Sie mit Excel ein Diagramm erstellen, steht hinter jeder Datenreihe eine Formel mit der Funktion DATENREIHE. Wenn Sie eine Reihe im Diagramm anklicken, können Sie die Formel in der Bearbeitungszeile sehen und bei Bedarf auch bearbeiten.
Microsoft hat in der Knowledge Base nun einen Bug dokumentiert, der in einigen Situationen zu einem kompletten Absturz von Excel führen kann, sobald Sie in die Bearbeitungszeile klicken, um beispielsweise die Formel zu editieren.
Microsoft stellt ein kostenloses Hotfix zur Behebung dieses Fehlers zur Verfügung. Sie können es über ein Formular unter der folgenden Adresse anfordern:
http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=966310&kbln=enus
Office 2003
Problem mit eingebetteten Objekten gelöst
Schon lange bieten die Office-Applikationen die Möglichkeit, Daten aus jeweils anderen Programmen als Objekt einzubetten. Ein Bug nach Installation des Service Pack 3 für Office 2003 kann dazu führen, dass Formatierungen innerhalb der eingebetteten Objekte verloren gehen bzw. nicht korrekt ausgeführt werden.
Microsoft stellt ein kostenloses Hotfix zur Lösung des Problems zur Verfügung, den Sie über das Formular unter der folgenden Adresse anfordern können: