Produktabbildungen in eine Liste einfügen

Sie verwalten Ihre Artikelstammdaten in einer Excel-Tabelle und würden in diese Liste gerne Produktfotos einbinden? Diese sollen zudem nicht permanent sichtbar sein, sondern erst nach dem Anklicken einer Zelle eingeblendet werden.

Dazu fügen Sie die Grafiken in Kommentare ein. Folgendermaßen gehen Sie dabei vor:

Markieren Sie die Zelle, der Sie eine Produktabbildung als Kommentar hinzufügen möchten. Dann rufen Sie im Menü „Einfügen“ den Befehl „Kommentar“auf. Die Zelle wird daraufhin mit einem Kommentarfeld versehen, das den Namen des Bearbeiters enthält.

Die Abbildung zeigt, wie das aussieht:

Löschen Sie im Kommentar den Namen. Dann klicken Sie den Rand des Kommentarfelds mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie dann den Befehl „Kommentarformatieren“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der nächsten Abbildung dargestellte Register „Farben und Linien“:

In dieser Dialogbox öffnen Sie das Listfeld „Farbe“ und wählen die Option „Füllefekt“. In der daraufhin erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Grafik“:

In dieser Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche „Grafik auswählen“. Damit gelangen Sie in eine Dialogbox, wie Sie sie vom Öffnen von Dateien kennen.In dieser Box wählen Sie die Produktabbildung aus, die Sie in den Kommentar einfügen möchten. Ihre Auswahl bestätigen Sie dann mit der Schaltfläche „Einfügen“. Sie sehen Ihre Grafik anschließend in der Dialogbox.

Die Einstellungen in diesem Dialogfenster bestätigen Sie ohne weitere Änderungen mit der Schaltfläche „OK“. Damit kehren Sie wieder in die Dialogbox „Kommentar formatieren“ zurück. Die Abbildung zeigt, wie diese aussieht:

In dieser Dialogbox sehen Sie nun Ihre Produktabbildung im Listfeld „Farbe“. Dort erscheint sie sehr verzerrt. Lassen Sie sich davon nicht irritieren und bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche „OK“. Die gewünschte Produktabbildung erscheint als Kommentar in Ihrer Artikelstammliste, sobald Sie den Mauszeigerauf die entsprechende Zelle bewegen. Die folgende Abbildung zeigt, wie das in der Beispieltabelle aussieht:

Tipp: Excel hat die Größe der Produktabbildung an die Standardeinstellungen für Kommentare angepasst. Die Größe verändern Sie, indem Sie die Zelle mit der rechten Maustaste anklicken. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie dann den Befehl „Kommentar bearbeiten“auf. Das Kommentarfeld wird nun markiert und Sie können das Feld über die Skalierungspunkte an den Ecken vergrößern oder verkleinern.

Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Abbildungen finden Sie in der Mappe

TuM_6_09.xls

in der Tabelle „Produkte“.

Buchstabenwechsel in einer Spalte markieren

In einer umfangreichen Adressliste soll in der ersten Spalte immer der Anfangsbuchstabe erscheinen, wenn in der sortierten Liste in der zweiten Spalte ein neuer Anfangsbuchstabe steht.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie durch die Kombination verschiedener Textfunktionen. Angenommen, die Liste steht in derSpalte B, wobei die erste Zeile den Spaltentitel „Name“ enthält. In der Spalte A sollen nun die Buchstaben wechselmarkiert werden.

Tragen Sie dazu in die Zelle A2 die folgende Formel ein:

=GROSS(LINKS(B2;1))

Diese Formel liefert das erste Zeichendes Zellinhalts der Zelle B2 als Großbuchstabe. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der Formel in der Beispieltabelle:

Für die Überprüfung, ob in der Spalte B ein neuer Anfangsbuchstabe steht, verwenden Sie eine Wenn-Abfrage. Tragen Sie dazu die folgende Formel in die Zelle A3 ein:

=WENN(LINKS(B3;1)<>LINKS(B2;1);GROSS(LINKS(B3;1));"")

Diese Formel überprüft, ob der erste Buchstabe in B3 ein anderer ist als in der Zelle B2. Wenn ja, wird dieser ausgegeben, ansonsten eine leere Zelle. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:

Für die Überprüfung der weiteren Zeilen müssen Sie die Formel aus der Zelle A3 ausreichend weit nach unten kopieren. Durch die automatische Anpassung der relativen Bezüge wird immer die aktuelle Zeile mit der Zeile darüber verglichen. Die folgende Abbildung zeigt die fertige Tabelle, in der die Buchstabenwechsel immer durch den neuen Anfangsbuchstaben angezeigt werden:

Die Beispieltabelle mit den hier gezeigten Formeln finden Sie in der Mappe

TuM_6_09.xls

in der Tabelle „Buchstabenwechsel“.

Leerzeilen schnell entfernen

Bei der Erstellung von Produktlisten werden gerne Leerzellen zur Trennung von Produktkategorien eingesetzt. Die folgende Abbildung zeigt eine derart gegliederte Liste:

Optisch ist das ganz hilfreich, jedoch bei der Auswertung und Analyse einer Liste schaden solche Leerzeilen eher. Folgendermaßen entfernen Sie die Leerzeilen schnell aus der Liste:

Markieren Sie die komplette Liste. Dann rufen Sie im Menü „Daten“ den Befehl „Filter“ und im verzweigenden Menü den Befehl „AutoFilter“ auf.

Die Titelleiste Ihrer Liste wird daraufhin mit kleinen Listpfeilen versehen. Suchen Sie nun die Spalte in Ihrer Liste, die in allen Zeilen bis auf die optischen Leerzeilen Inhalte enthält. In der Beispieltabelle sind das die Spalten „Gewicht“ und „Preis“.

In einer dieser Spalten öffnen Sie mit einem Mausklick auf den kleinen Pfeil die Liste des AutoFilters. Die Liste enthält alle Einträge der Spalte und ein paar Optionen. Die folgende Abbildung zeigt das Listfeld des AutoFilters für die Spalte „Gewicht“:

In dieser Liste markieren Sie die Option „Nichtleere“. Nach dem Anklicken sind die Leerzeilen verschwunden:

Sie können die gefilterte Liste nun kopieren und in eine andere Tabelle einfügen, um sie zu verarbeiten. Die Tabelle mit und ohne Filter finden Sie in der Mappe

TuM_6_09.xls

in den Tabellen „ungefiltert“ und „gefiltert“.

Update schließt Lücke

In den vergangenen Wochen sorgte eine kritische Sicherheitslücke in Excel für Beunruhigung bei vielen Anwendern. Wie so oft in der Vergangenheit macht die Lücke das Ausführen schädlichen Codes beim Laden einer entsprechend manipulierten Excel-Datei möglich.

Der konkrete Fall war besonders bedrohlich, da es sich nicht nur um die theoretische Möglichkeit handelte, sondern Microsoft mehrere Beispieldateien vorliegen, die die Lücke ausnutzen und im Internet verbreitet wurden.

Mittlerweile hat Microsoft ein Update veröffentlicht, das die Sicherheitslücke schließt. Falls noch nicht geschehen, empfehlen wir Ihnen dringend, Ihre Excel-Installationen schnellstmöglich zu aktualisieren.

Weitere Informationen und eine Downloadmöglichkeitfinden Sie in einem Sicherheits-Bulletin unter der folgenden Adresse:

http://www.microsoft.com/germany/technet/sicherheit/bulletins/ms09-009.mspx

Probleme mit zwei Monitoren

Der Einsatz von zwei Monitoren an einem PC ist für viele Situationen sehr hilfreich – zum Beispiel zum Vergleichen zweier Tabellen. Microsoft weist in einer Techinfo aktuell auf einen Bug in Excel 2003 hin.

Dieser kann immer dann auftreten, wenn Sie mit zwei Bildschirmen aneinem System arbeiten. Wenn Sie dabei Arbeitsmappen nicht direkt in Excel, sondern eingebettet im Internet Explorer geöffnet haben, führt das in einigen Fällen zu einem kompletten Absturz von Excel. Einen Hotfix zur Behebung des Fehlers können Sie über ein Formular kostenlos unter der folgenden Adresse anfordern:

http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=967487&kbln=enus

Verschwundene Zellinhalte

In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf einen neu entdeckten Fehlerin Excel 2007 hin. Nach einem Kopiervorgang können Zellinhalte teilweise verschwunden sein, wenn Sie mit der Maus in der Tabelle scrollen.

Das Problem tritt immer dann auf, wenn die Funktion „Fenster fixieren“aktiviert ist, um Zeilen- und/oder Spaltenbeschriftungen einzublenden. Derzeit ist noch kein Bugfix verfügbar.

Wenn der Fehler bei Ihnen auftritt, sollten Sie entweder die Fixierung aufheben oder die Cursortasten zum Scrollen in der Tabelle verwenden.