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Wert am Schnittpunkt von Spalte und Zeile abfragen

In einer Tabelle werden Codes für die Farbmischungen eines Malereibetriebs verwaltet.

In der Tabelle sind die möglichen Anteile der beiden Farben in Zehnerschritten angegeben. Am Schnittpunkt der beiden Anteile kann der Farbcode abgelesen werden. Die folgende Abbildung zeigt die Tabelle:

Aus dieser Tabelle soll nun der Farbcode nach Eingabe der Anteile der beiden Mischfarben automatisch ausgelesen werden. Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der Sie die Funktionen SVERWEIS und VERGLEICH miteinander kombinieren.

Wenn die beiden Farbanteile in den Zellen B3 und B4 stehen und die Farbcodes inklusive der Anteile im Bereich A9:K18 eingetragen sind, fragen Sie den dazugehörigen Farbcode mit der folgenden Formel ab:

=SVERWEIS(B3;A9:K18;VERGLEICH(B4;B8:K8;0)+1;FALSCH)

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Abfrageformel in einer Beispieltabelle:

Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Formel finden Sie in der Arbeitsmappe TuM_3_10.xls in der Tabelle „Schnittpunkt“. Über www.excelberater- online.de können Sie diese Datei sofort abrufen.

 

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Einzelne Rahmenlinien schnell und einfach entfernen

Es ist sehr einfach, eine Excel-Tabelle mit Rahmenlinien zu versehen. Kompliziert wird es immer dann, wenn nicht alle Zellen einer Tabelle oder eines Bereichs einen Rahmen bekommen sollen.

Dann müssen Sie die Tabelle recht umständlich von innen nach außen Stück für Stück aufbauen. Folgendermaßen geht es schneller, komfortabler und flexibler:

Versehen Sie den Bereich Ihrer Tabelle, der einen Rahmen bekommen soll, mit kompletten Linien. Dazu verwenden Sie die Schaltfläche „Alle Rahmenlinien“ von der Symbolleiste „Format“:

Wenn alle Zellen der Tabelle mit Rahmenlinien versehen sind, öffnen Sie wieder das Listfeld „Rahmen“. Dort klicken Sie auf den Befehl „Rahmenlinien zeichnen“. Daraufhin wird die folgende kleine Symbolleiste eingeblendet:

In dieser Mini-Symbolleiste klicken Sie auf den kleinen Radiergummi – das ist die zweite Schaltfläche von links. Anschließend verwandelt sich Ihr Mauszeiger in einen Radiergummi.

Mit diesem Radier-Mauszeiger können Sie nun die Rahmenlinien in Ihrer Tabelle anklicken, die Sie entfernen möchten. Wenn die Rahmen nach Ihren Vorstellungen eingerichtet sind, kehren Sie durch nochmaliges Anklicken des Radiergummis oder mit der Taste Esc zu Ihrem normalen Mauszeiger zurück.

Die folgende Abbildung zeigt den Rahmenradiergummi im Praxiseinsatz:

Die Beispieltabelle mit einer kompletten und einer radierten Tabelle finden Sie in der Arbeitsmappe TuM_3_10.xls in der Tabelle „Rahmen“. Über www.excel-berater-online.de können Sie diese Datei sofort abrufen.

 

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Individuelles Zahlenformat für Text und Werte

In einer Tabelle befindet sich eine umfangreiche Liste mit Artikeldaten. In der ersten Spalte wird eine Artikelnummer als sechsstellige Zahl angegeben.

Wegen einer Umstellung in der Warenwirtschaft muss jeder Artikelnummer ein identischer Buchstabencode vorangestellt werden. Die Buchstaben und immer drei Ziffern sind zudem durch Punkte zu trennen. Aus 123456 wird also ABC.123.456.

Blitzschnell lösen Sie diese Aufgabenstellung mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie die Zellen, die die umzuwandelnden Artikelnummern enthalten. Dann rufen Sie mit der Tastenkombination Strg1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf. In dieser Box aktivieren Sie das Register „Zahlen“.

Unter „Kategorie“ klicken Sie in der Dialogbox auf „Benutzerdefiniert“. In das Feld „Typ“ tragen Sie dann die folgende Formatierungsanweisung ein:

"ABC."###"."###

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox mit eingetragenem Format:

Die benutzerdefinierte Formatierung bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die Zahlen erscheinen dann in der gewünschten Form in Ihrer Tabelle.

Die folgende Abbildung zeigt die Artikelnummern im Standardformat und mit der beschriebenen benutzerdefinierten Formatierung:

Beachten Sie unbedingt, dass der Text und die Punkte bei der benutzerdefinierten Formatierung den Zahlen nicht tatsächlich hinzugefügt werden. Diese werden nur angezeigt, während in der Zelle die ursprüngliche Zahl erhalten bleibt.

Das hat den Vorteil, dass Sie für Berechnungen auf Zahlen zugreifen können, was bei einer Umwandlung in Text nicht mehr funktionieren würde.

Für den Fall, dass die Buchstaben und Punkte tatsächlich in der Zelle erscheinen sollen, kommen Sie an einer Umwandlung in Text nicht vorbei. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Fügen Sie neben der Spalte mit den Artikelnummern eine Hilfsspalte ein. In dieser werden die Artikelnummern mittels einer Formel mit Text und Punkten versehen.

Wenn die erste Nummer in der Zelle A2 steht und C die Hilfsspalte ist, tragen Sie in die Zelle C2 die folgendeFormel ein:

="ABC."&LINKS(A2;3)&"."&RECHTS(A2;3)

Diese Formel stellt die Artikelnummern in der gewünschten Form in der Tabelle dar. Das hat allerdings den Nachteil, dass die Zahlenwerte verloren gehen, sodass Sie keine Berechnungen mehr damit durchführen können.

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel zur Generierung der Artikelnummern in der Beispieltabelle:

Die Formel kopieren Sie in der Hilfsspalte ausreichend weit nach unten. Anschließend kopieren Sie die Hilfsspalte in die Zwischenablage und fügen sie über „Inhalte einfügen“ mit der Option „Werte“ wieder ein.

Die Formeln werden dabei durch die tatsächlichen Artikelnummern ersetzt. Die Spalte mit den alten Artikelnummern können Sie löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Formatierung und der Formel finden Sie im Tabellenblatt „Zahlenformat“ der Arbeitsmappe TuM_3_10.xls. Über www.excel-berater-online.de können Sie diese Datei sofort abrufen.

 

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Stellen Sie das Mausrad für Ihre Anforderungen ein

Das Scrollen in einer Tabelle mit dem Mausrad ist grundsätzlich eine gute Sache. Viele Anwender empfinden es aber als unübersichtlich, wenn bei der Drehung um eine Einbuchtung mehr als eine Zeile verschoben wird.

Sie können die Anzahl der Zeilen ganz nach Ihren persönlichen Anforderungen anpassen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie über das Startmenü von Windows die Systemsteuerung auf. Dort lassen Sie sich die Optionen in der klassischen Ansicht anzeigen. Führen Sie auf dem Maus-Symbol einen Doppelklick aus.

In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Rad“:

In dieser Box aktivieren Sie im Bereich „Bildlauf“ die Option „Folgende Anzahl Zeilen“. Über das Drehfeld legen Sie dann die Anzahl an Zeilen fest, um die sich der Bildschirminhalt beim Drehen des Rades um eine Einbuchtung verschieben soll.

Statt eine Zeilenzahl festzulegen, können Sie auch das Scrollen um eine komplette Bildschirmseite aktivieren. Wenn Sie die Einstellung vorgenommen haben, bestätigen Sie das mit der Schaltfläche „OK“.

Beachten Sie bei den Einstellungen für das Mausrad unbedingt, dass sich diese nicht nur auf die Arbeit mit Excel auswirken, sondern auf alle Anwendungen, in denen das Mausrad verwendet werden kann.

 

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Letzten Wert einer Spalte in einer Zelle ausgeben

In einer Tabelle werden in einer Spalte Messergebnisse eingetragen. Aus organisatorischen Gründen kann es vorkommen, dass auch mal Zellen in der Spalte leer bleiben. Ganz oben in der Tabelle soll immer der letzte Eintrag der Spalte ausgegeben werden.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der Sie die Funktionen INDEX, SUMMENPRODUKT, MAX und ZEILE miteinander kombinieren.

Wenn die Messergebnisse in der Tabelle im Zellbereich A1:A100 aufgelistet werden, tragen Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der der letzte Wert des Bereichs ausgegeben werden soll:

=INDEX(A1:A100;SUMMENPRODUKT(MAX((A1:A100<>"")*ZEILE(A1:A100))))

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:

Die Beispieltabelle mit der Formel finden Sie im Tabellenblatt „Endwert“ der Arbeitsmappe TuM_3_10.xls. Über www.excel-berater-online.de können Sie diese Datei sofort abrufen.

 

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Farbe der Gitternetzlinien anpassen

Die hellgrauen Gitternetzlinien Ihrer Excel-Tabellen sind Ihnen zu langweilig? Kein Problem, die Farbe können Sie problemlos ganz nach Ihren Wünschen ändern.

Bei der Arbeit mit Excel bis zur Version 2003 rufen Sie dazu im Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“ auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register „Ansicht“. Ganz unten finden Sie den Eintrag „Farbe der Gitternetzlinien“. Wenn Sie diesen öffnen, erscheint die folgende Palette, in der Sie die gewünschte Farbe anklicken:

Die Auswahl der Farbe bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die Gitternetzlinien erscheinen anschließend in der gewünschten Farbe.

Bedenken Sie, dass sich die Auswahl der Farben für Gitternetzlinien immer nur auf das aktuelle Tabellenblatt auswirkt. Wenn Sie also mehrere Tabellen einfärben möchten, müssen Sie diese vorher gruppieren.

Bei der Arbeit mit Excel 2007 klicken Sie auf das Office-Symbol in der linken oberen Ecke des Programmfensters. Im erscheinenden Fenster klicken Sie unten auf „Excel-Optionen“.

Auf der linken Seite klicken Sie dann auf „Erweitert“. Auf der rechten Seite des Fensters suchen Sie dann nach der Kategorie „Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen“. Dort finden Sie unter „Gitternetzlinienfarbe“ die Farbpalette für die Auswahl der Farbe für die Gitternetzlinien.

Die folgende Abbildung zeigt das Fenster für die Einstellung in Excel 2007:

Die Auswahl der Farbe bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“ und die Linien erscheinen dann in der gewünschten Farbe in der Tabelle.

 

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Wochentage hervorheben

In einer Tabelle werden Messwerte einer Umweltinitiative erfasst. Besonders wichtig sind die Werte an Dienstagen und Donnerstagen, da an diesen Tagen unerlaubte Einleitungen in das Wasser vermutet werden.

Deshalb sollen die Messwerte dieser Tage in der Tabelle hervorgehoben werden. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der Tabelle:

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer bedingten Formatierung. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie in Ihrer Tabelle den Zellbereich, der die Messwerte enthält. Bei der Arbeit mit Excel bis zur Version 2003 rufen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Bedingte Formatierung“ auf. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie im Listfeld „Bedingung 1“ die Option „Formel ist“.

In Excel 2007 wechseln Sie auf das Register „Start“ in der Multifunktionsleiste. Dort klicken Sie in der Gruppe „Formatvorlagen“ auf „Bedingte Formatierung“ und rufen den Befehl „Neue Regel“ auf. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.

In allen Versionen geben Sie die folgende Formel als Bedingung ein:

=ODER(WOCHENTAG($A2)=3;WOCHENTAG($A2)=5)

Anschließend müssen Sie die Formatierung festlegen. Dafür klicken Sie auf „Format“ bzw. „Formatieren“ (Excel 2007). In der erscheinenden Dialogbox legen Sie fest, wie die Werte der beiden Tage formatiert werden sollen, und bestätigen das mit „OK“.

Damit kehren Sie in die Dialogbox der bedingten Formatierung zurück. Die folgende Abbildung zeigt, wie Sie in Excel 2003 aussieht:

Diese Dialogbox schließen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Die Werte der Dienstage und Donnerstage sind in der Tabelle nun markiert. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis:

Die Beispieltabelle mit der beschriebenen Formatierung können Sie sich im Tabellenblatt „Wochentage“ der Arbeitsmappe TuM_3_10.xls anschauen. Über www.excel-berater-online.de können Sie diese Datei sofort abrufen.

 

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Bug sorgt für langsames Scrollen in Tabellen

Normalerweise hat Excel keine Probleme damit, mehrere Diagramme in Arbeitsmappen und Tabellenblättern zu verwalten. In einer Techinfo weist Microsoft nun allerdings auf einen Fehler hin, der nach der Installation des SP-2 für Office 2007 auftreten kann.

Ein Bug führt dazu, dass das Scrollen in Tabellenblättern, die mehrere Diagramme enthalten, plötzlich erheblich verlangsamt werden kann. Microsoft stellt für alle Anwender, die von diesem Bug betroffen sind, einen Hotfix zur Verfügung. Anfordern können Sie die Datei unter der folgenden Adresse:

http://support#microsoft#com/hotfix/KBHotfix.aspxkbnum=977031&kbln=enus

Die nächste Abbildung zeigt das Formular, mit dem Sie den Hotfix anfordern, den Sie dann per E-Mail erhalten:

 

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Absturz bei PDF-Export

Excel 2007 kann Tabellen grundsätzlich im PDF- oder XPS-Format ausgeben. Microsoft weist nun auf einen Bug hin, der während des Exports zu einem kompletten Programmabsturz führen kann.

Das passiert immer dann, wenn Sie ein Diagramm mit sehr vielen Datenpunkten und einem Zeichenobjekt des Typs „Kurve“ verwendet haben.

Über das folgende Formular können Sie einen Hotfix zur Lösung des Problems anfordern:

http://support.microsoft.com/hotfix/KB Hotfix.aspx?kbnum=973403&kbln=enus

 

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Dateien schneller öffnen

Trotz vieler Verbesserungen bei Excel 2007 bleibt die Geschwindigkeit an einigen Stellen ein Problem.

Ein Beispiel ist das Öffnen von Arbeitsmappen. Problematisch sind dabei Dateien mit vielen eingebetteten Diagrammen.

Microsoft hat reagiert: Unter der folgenden Adresse können Sie einen Bugfix anfordern, mit dem Sie die Geschwindigkeit spürbar erhöhen:

 http://support.microsoft.com/hotfix/KB Hotfix.aspx?kbnum=976472&kbln=enus

 

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