Sep./Okt. '10
Entweder-Oder-Listen
So vergleichen Sie Listen und geben Informationen dazu aus.
(E 550)
Bedingte Formatierung
Spezialformeln für individuelle Datenmarkierungen.
(F 553)
Textinhalte auswerten
Profiformeln für spezielle Textaufgaben.
(L 408)
Tabellen online präsentieren
So machen Sie Ihre Kalkulationen über das Internet zugänglich.
(O 400)
Power-Add-In
Daten einfach und schnell ablesen.
(S 142)
Dynamische Wasserfalldiagramme
Anteile perfekt in Säulen visualisieren.
(W 214)
Tipps und Tricks
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Kalkulationen in Word übernehmen!
(W 430)
Zeitgesteuerte Makros
So binden Sie Makros an die Uhrzeit an.
(Z 210)
Hier finden Sie die neuesten Informationen und Kurztipps aus Ausgabe 7/10 (09.08.10)
Excel 2007/2010
Zahlenformatierung mit Bedingungen
In einer Excel-2007-Tabelle sollen nach der Eingabe eines Länderkürzels Datumswerte in einer anderen Zelle mit einem länderspezifischen Datumsformat dargestellt werden.
Seit Excel 2007 verfügt die bedingte Formatierung über die Möglichkeit, Einfluss auf die Zahlenformatierung zu nehmen. Bei den Vorgängerversionen waren nur Einstellungen von Schrift, Rahmen und Mustern möglich.
Für die bedingte Formatierung für länderspezifische Datumsformate gehen Sie folgendermaßen vor:
Angenommen, der Ländercode steht in der Zelle A2 und das Datum soll in die Zelle B2 eingetragen werden. Markieren Sie die Zelle B2. Klicken Sie dann im Bereich „Start“ auf „Bedingte Formatierung“. Im eingeblendeten Menü rufen Sie den Befehl „Neue Regel“ auf.
In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. In das Feld „Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist:“ tragen Sie die folgende Formel für Großbritannien ein:
=A2=“UK“
Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox mit allen bis dahin vorgenommenen Einstellungen:
Für die Auswahl des gewünschten Zahlenformats klicken Sie dann auf „Formatieren“. In der folgenden Dialogbox aktivieren Sie das Register „Zahlen“. In diesem aktivieren Sie die Kategorie „Datum“, wählen unter „Gebietsschema“ das gewünschte Land und stellen unter „Typ“ das Format ein. Die folgende Abbildung zeigt diese Einstellungen:
Diese Einstellungen für die Formatierung bestätigen Sie mit „OK“. Damit gelangen Sie wieder in die Dialogbox der bedingten Formatierung. Diese schließen Sie mit „OK“.
Für die Definition weiterer Formate für andere Länder markieren Sie wieder die Zelle B2. Dann rufen Sie im Menü „Bedingte Formatierung“ den Befehl „Neue Regel“ auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
Wählen Sie wieder den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. In das Feld „Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist:“ tragen Sie die folgende Formel für Deutschland ein:
=A2=“D“
Anschließend nehmen Sie wie oben beschrieben die Formatierungseinstellungen vor.
Wenn Sie alle Einstellungen bestätigt haben, führt Excel Sie zurück in das Dialogfenster „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“. Dort werden Ihnen die beiden bereits definierten Regeln angezeigt:
Wenn Sie möchten, können Sie wie beschrieben weitere Regeln für andere Länder definieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der bedingten Datumsformatierung in einer Beispieltabelle in Excel 2007:
Die Beispieltabelle mit den vorgestellten Formatierungen können Sie direkt hier abrufen. Klicken Sie auf: TuM_7_10.xlsx und aktivieren Sie das Tabellenblatt „Bedingt“.
Formatierung
Zahlenwerte mit einem Textcode maskieren
In einer Tabelle werden Fortbildungstage eines Unternehmens erfasst. Gewünscht ist die Ausgabe des Buchstabens F für einen Fortbildungstag bzw. F/2 für einen halben Tag.
Da mit den Eingaben in der Tabelle weitere Auswertungen vorgenommen werden, müssen sich hinter den Buchstaben allerdings die Zahlenwerte 1 bzw. 0,5 verbergen, damit man damit rechnen kann.
Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Maskierung der Zahlenwerte mit einem Textcode über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Markieren Sie die Zellen, in denen nach der Eingabe der Zahlen die gewünschten Buchstaben erscheinen sollen.
Dann rufen Sie mit der Tastenkombination Strg1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf. In dieser Dialogbox markieren Sie mit einem Mausklick die Kategorie „Benutzerdefiniert“. In das Eingabefeld „Typ“ tragen Sie dann die folgenden Formatierungsanweisungen ein:
[=1]"F";[=0,5]"F/2";Standard
Diese Anweisungen bewirken, dass die Eingabe der Zahl 1 im Tabellenblatt als Buchstabe F und die Zahl 0,5 als F/2 ausgegeben werden. Die folgende Abbildung zeigt die Einstellungen für die benutzerdefinierte Formatierung in der Dialogbox:
Die folgende Abbildung zeigt die Formatierung in einer Beispieltabelle:
Die Beispieltabelle mit der vorgestellten Formatierung können Sie direkt hier abrufen. Aktivieren Sie das Tabellenblatt „Maskiert“. Klicken Sie einfach auf die folgende Arbeitsmappe TuM_7_10.xls.
Formatierung
Inhalte mit Formatierungen verknüpfen
In einer Arbeitsmappe soll eine Tabelle in ein anderes Tabellenblatt kopiert werden. Dabei ist es wichtig, dass die Formatierungen aus der Quelle in die Zieltabelle übernommen werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Markieren Sie die Quelltabelle und kopieren Sie sie mit der Tastenkombination StrgC in die Zwischenablage.
Anschließend markieren Sie die linke obere Ecke des Zielbereichs und klicken sie mit der rechten Maustaste an. Daraufhin erscheint das folgende Kontextmenü:
In diesem Kontextmenü rufen Sie den Befehl „Inhalte einfügen“ auf. Daraufhin erscheint eine Dialogbox.
In dieser Dialogbox klicken Sie unten links auf die Schaltfläche „Verknüpfen“. Die Dialogbox verschwindet und in der Tabelle erscheinen die kopierten Inhalte aus der Quelltabelle. Die Formatierungen sind allerdings nicht mehr vorhanden. Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox „Inhalte einfügen“, in der Sie die Schaltfläche „Verknüpfen“ finden:
Nach dem Einfügen der Verknüpfung ist die Zieltabelle komplett markiert. Rufen Sie über das Kontextmenü nochmals den Befehl „Inhalte einfügen“ auf. In der Dialogbox aktivieren Sie die in der folgenden Abbildung dargestellte Option „Formate“ und bestätigen dies mit „OK“:
Die Inhalte der Zieltabelle werden daraufhin formatiert. Was immer nochfehlt, sind die Einstellungen für die Spaltenbreite.
Wenn Sie auch diese aus der Quelltabelle übernehmen möchten, rufen Sie die Dialogbox „Inhalte einfügen“ noch einmal auf. Dort markieren Sie die Option „Spaltenbreite“ und bestätigen dies mit „OK“.
Formeln
Codierte Datumswerte aufsplitten
Aus einer Datenbank kommen Datumswerte, die in eine Excel-Tabelle importiert werden müssen. Die Datumswerte liegen in der Form „101009211904“ für den 21.09.2010, 19:04 Uhr vor.
Excel stellt die Zahlen im Exponentialformat dar, intern sind sie aber in der beschriebenen Form vorhanden. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen solchen Datumswert in einer Tabelle:
Für weitere Analysen müssen die Datumsangaben und Uhrzeiten so getrennt werden, dass sie einzeln weiterverarbeitet werden können.
Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit den Funktionen RECHTS, LINKS, TEIL und DATUM. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Für die Extraktion des Tages aus dem codierten Datum tragen Sie die folgende Formel in die gewünschte Zelle ein:
=TEIL(B1;7;2)
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:
Für das Herausziehen des Monats verwenden Sie die folgende Formel:
=TEIL(B1;5;2)
Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis in der Beispieltabelle:
Mit der folgenden Formel ziehen Sie die Jahreszahl aus dem codierten Datum:
=LINKS(B1;4)
Das Ergebnis dieser Formel sehen Sie in der folgenden Abbildung:
Für die Extraktion der Stunde aus dem codierten Datum tragen Sie die folgende Formel in die gewünschte Zelle ein:
=TEIL(B1;9;2)
Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis dieser Formel in der Beispieltabelle:
Wenn Sie die Minute aus dem codierten Datum herausziehen möchten, verwenden Sie die folgende Formel:
=RECHTS(B1;2)
Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis dieser Formel in der Beispieltabelle:
Beachten Sie, dass alle aus dem codierten Datum herausgezogenen Werte nur als Text vorliegen. Wenn Sie Zahlenwerte benötigen, mit denen Excel auch rechnen kann, müssen Sie die beschriebenen Formeln mit der Funktion WERT in Zahlen umwandeln. Die Formel für den Tag sieht beispielsweise folgendermaßen aus:
=WERT(TEIL(B1;7;2))
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Beispieltabelle:
Wenn Sie nicht die einzelnen Elemente aus dem codierten Datum benötigen, sondern ein komplettes Datum, das Excel weiterverarbeiten kann, verwenden Sie die oben beschriebenen Formeln als Argumente der Funktion DATUM. Die komplette Formel sieht folgendermaßen aus:
=DATUM(LINKS(B1;4);TEIL(B1;5;2) ;TEIL(B1;7;2))
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel:
Die Beispieltabelle mit den vorgestellten Formeln können Sie direkt hier abrufen. Aktivieren Sie das Tabellenblatt „Datumswerte“. Klicken Sie einfach auf folgende Arbeitsmappe TuM_7_10.xls.
Formatierung
Inhalte einzelner Zellen verbergen
In einer Tabelle sollen die Inhalte einzelner Zellen unsichtbar gemacht werden, für weitere Analysen aber erhalten bleiben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Rufen Sie mit der Tastenkombination Strg1 die Dialogbox „Zellen formatieren“ auf, in der Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Zahlen“ aktivieren:
In diesem Register markieren Sie dann die Kategorie „Benutzerdefiniert“. In das Eingabefeld „Typ“ tragen Sie die folgende Formatierungsanweisung ein:
;;;
Diese Eingabe bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“. Der Zellinhalt der markierten Zellen ist in der Tabelle nicht mehr sichtbar.
Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis dieser benutzerdefinierten Formatierung anhand einer Excel- Beispieltabelle:
Wichtig: Beachten Sie, dass die Inhalte einer Zelle, die auf diese Art und Weise formatiert ist, auf dem Bildschirm und im Ausdruck nicht sichtbar sind, in der Bearbeitungsleiste aber angezeigt werden. Für das Verbergen sicherheitsrelevanter Inhalte eignet sich die Methode also nicht.
Die Beispieltabelle mit den vorgestellten Formatierungen können Sie direkt hier abrufen. Aktivieren Sie das Tabellenblatt „Verbergen“. Klicken Sie einfach auf folgende Arbeitsmappe TuM_7_10.xls.
Bug
Fehlerhafte Ergebnisse bei verbundenen Zellen
Sehr beliebt ist die Möglichkeit, mehrere Zellen in einer Tabelle zu verbinden und den Inhalt zu zentrieren. In einer Techinfo weist Microsoft auf einen gravierenden Fehler im Zusammenhang damit hin:
Wenn Sie Inhalte in eine verbundene Zelle einfügen, kann es zu komplett falschen Ergebnissen kommen – der enthaltene Wert wird beispielsweise verdreifacht, wenn drei Zellen verbunden wurden. Als Lösung bietet Microsoft derzeit nur an, die Verbindung der Zellen vor dem Einfügen aufzuheben.
Der Fehler ist nicht auf eine bestimmte Version beschränkt. Er tritt bei Excel 2000, Excel 2002, Excel 2003, Excel 2007 und Excel 2010 gleichermaßen auf.
Eine genaue Beschreibung des Problems sowie eine Anleitung zur Reproduktion des Fehlers finden Sie auf der folgenden Seite:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;983435&sd=rss&spid=1741
Update für Excel 2007
Speicherfehler durch Diagrammaktualisierungen
Eigentlich sollten Sie sich als Anwender darauf verlassen können, dass Diagramme dynamisch mit den dazugehörigen Daten verbunden sind.
Ändern sich die Daten, wird auch das Diagramm automatisch angepasst. Wenn sich ein Diagramm besonders häufig ändert, gibt es laut einer aktuellen Techinfo von Microsoft ein Problem.
Zum Hintergrund: Excel speichert nach jeder Aktualisierung sogenannte Undo- Informationen zum Diagramm. Damit wird sichergestellt, dass jede Änderung auf Wunsch auch wieder rückgängig gemacht werden kann. An einem bestimmten Punkt kann es daraufhin allerdings zu einem Speicherüberlauf kommen, der einen kompletten Programmabsturz zur Folge hat.
Microsoft stellt ein Update zur Verfügung, mit dem das Problem behoben werden kann. Weitere Informationen und eine Bestellmöglichkeit finden Sie unter der folgenden Adresse:
http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=981047&kbln=en-us
Nach der Installation müssen Sie den Bugfix durch einen Registry-Eintrag aktivieren. Legen Sie dazu einen neuen DWORD-Wert „CombineRedundant- UndoRecords“ an der folgenden Stelle an:
HKEY_CURRENT_USER\Software\ Microsoft\ Office\12.0\Common\Charting\
Anschließend setzen Sie den Wert auf 1. Damit sind Sie vor dem unliebsamen Absturz sicher.
Office 2007
Neues Update
Microsoft hat ein neues Update für Office 2007 zur Verfügung gestellt, das mehrere Bugfixes enthält.
Es behebt auch den Fehler, der dafür sorgt, dass Add-Ins in Excel 2007 und anderen Office-Anwendungen nicht geladen werden. Das Update können Sie unter der folgenden Adresse herunterladen:
Excel 2007
Bug bei Achsenbeschriftung
Das Service Pack 2 für Office 2007 enthält leider einen neuen Fehler.
Wenn Sie in einem Diagramm nicht jede, sondern etwa nur jede zweite XAchsenbeschriftung anzeigen lassen, verschwinden plötzlich sämtliche Beschriftungen.
Ursache des Problems ist eine veraltete Datei. Sie können das Problem durch ein Hotfix beheben, welches Sie unter der folgenden Adresse kostenlos bei Microsoft anfordern können:
http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=977025&kbln=enus
Excel 2007
Dateien schneller öffnen
Trotz vieler Verbesserungen bei Excel 2007 bleibt die Geschwindigkeit an einigen Stellen ein Problem.
Ein Beispiel ist das Öffnen von Arbeitsmappen. Problematisch sind dabei Dateien mit vielen eingebetteten Diagrammen.
Microsoft hat reagiert: Unter der folgenden Adresse können Sie einen Bugfix anfordern, mit dem Sie die Geschwindigkeit spürbar erhöhen:
http://support.microsoft.com/hotfix/KB Hotfix.aspx?kbnum=976472&kbln=enus